Wer selbstständig arbeitet, möchte möglichst wenig Zeit mit komplizierter Rechnungsverwaltung verbringen. Gleichzeitig verändert die E-Rechnung die Art, wie Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Seit 2025 gelten neue Vorgaben für elektronische Rechnungen im deutschen B2B-Geschäft. Das betrifft auch viele Freelancer, Solo-Selbstständige und andere selbstständig Tätige. Dabei geht es nicht einfach darum, eine Rechnung als PDF per E-Mail zu verschicken: Eine E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die von geeigneter Software automatisch verarbeitet werden können.
Für Selbstständige stellt sich deshalb weniger die Frage, ob sie sich mit dem Thema beschäftigen sollten, sondern vielmehr, wie sich E-Rechnungen möglichst unkompliziert in den bestehenden Arbeitsalltag integrieren lassen. In diesem Ratgeber erklären wir, was 2026 gilt, welche Formate wichtig sind und welche E-Rechnung Software sich besonders für Selbstständige eignet.
Was gilt 2026 für Selbstständige bei der E-Rechnung?
Selbstständige gelten steuerlich grundsätzlich als Unternehmer, wenn sie eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Entscheidend für die E-Rechnung ist daher nicht die Bezeichnung „Selbstständiger“, sondern insbesondere, ob ein relevanter Umsatz zwischen inländischen Unternehmern vorliegt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gibt es dagegen Übergangsregelungen. Noch bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027.
Für viele Selbstständige ist deshalb insbesondere die Umsatzgrenze relevant. Wer beispielsweise als Freelancer deutlich unter 800.000 Euro Jahresumsatz liegt, kann von der verlängerten Übergangsregelung profitieren. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine Umstellung erst Ende 2027 sinnvoll ist. Geschäftskunden können bereits heute E-Rechnungen senden und auch selbst auf strukturierte Rechnungsprozesse setzen.
Warum eine normale PDF-Rechnung langfristig nicht ausreicht
Viele Selbstständige erstellen ihre Rechnung bislang in Word, Excel oder einer einfachen Rechnungssoftware und schicken anschließend eine PDF-Datei an den Kunden. Eine solche normale PDF ist jedoch keine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition. Entscheidend ist, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und elektronisch verarbeitet werden kann.
Genau darin liegt gleichzeitig der Vorteil der E-Rechnung. Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuerbetrag, Kunde und Rechnungspositionen können strukturiert übertragen werden. Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann diese Informationen automatisch erkennen und weiterverarbeiten. Für Selbstständige kann das langfristig weniger manuelle Arbeit bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen bedeuten.
Der einfachste E-Rechnungs-Workflow für Selbstständige
Für die meisten Selbstständigen muss die Umstellung technisch nicht kompliziert sein. Statt XML-Dateien selbst zu erzeugen oder sich mit den technischen Anforderungen von XRechnung und ZUGFeRD auseinanderzusetzen, kann eine geeignete Rechnungssoftware die Erstellung im Hintergrund übernehmen.
Ein sinnvoller Ablauf sieht beispielsweise so aus: Der Kunde wird einmal in der Software angelegt, anschließend werden Leistung, Rechnungsbetrag und weitere Rechnungsinformationen wie gewohnt eingetragen. Beim Erstellen der Rechnung erzeugt die Software das benötigte E-Rechnungsformat. Eingehende E-Rechnungen werden wiederum direkt in die Belegverwaltung übernommen und können anschließend der Buchhaltung oder dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden.
Gerade für Solo-Selbstständige ist dieser Ansatz interessant, weil keine zusätzliche E-Invoicing-Infrastruktur aufgebaut werden muss. Stattdessen wird die E-Rechnung Bestandteil des ohnehin vorhandenen Rechnungs- und Buchhaltungsprozesses.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was eignet sich für Selbstständige?
Im deutschen Geschäftsverkehr begegnen Selbstständigen vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Beide können strukturierte Rechnungsdaten bereitstellen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Darstellung.
Die XRechnung ist XML-basiert und auf eine maschinelle Verarbeitung ausgerichtet. Sie spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle. Wer als selbstständiger Berater, Entwickler, Designer oder Dienstleister beispielsweise für eine Behörde arbeitet, kann deshalb mit entsprechenden Anforderungen konfrontiert werden.
ZUGFeRD kombiniert dagegen strukturierte XML-Daten mit einer PDF/A-3-Darstellung. Dadurch kann die Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch wie eine bekannte PDF-Rechnung betrachtet werden. Gerade im klassischen B2B-Geschäft ist das für viele Selbstständige komfortabel. Moderne Programme können beide Formate automatisch erzeugen, sodass sich der Nutzer nicht selbst um die technische Erstellung kümmern muss.
Welche E-Rechnung Software eignet sich für Selbstständige?
Eine gute E-Rechnung Software für Selbstständige sollte vor allem einfach sein und Arbeit abnehmen. Eine komplexe Unternehmenslösung mit zahlreichen ERP-Funktionen ist für einen Solo-Selbstständigen häufig unnötig. Wichtiger sind eine schnelle Rechnungserstellung, XRechnung und ZUGFeRD, Verwaltung von Eingangsrechnungen, Belegerfassung und eine unkomplizierte Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater.
E-Rechnung Software für Selbstständige
Drei Lösungen für Selbstständige, die E-Rechnungen, Rechnungsstellung und Buchhaltung möglichst einfach digital organisieren möchten.
sevdesk
Moderne Online-Lösung für Selbstständige, die E-Rechnungen, Angebote, Belege und ihre laufende Buchhaltung zentral verwalten möchten.
Solo-Selbstständige und Freelancer, die eine intuitive und unkomplizierte Online-Lösung suchen.
- XRechnung & ZUGFeRD
- E-Rechnungen erstellen & verwalten
- Angebote & Rechnungen
- Digitale Belegverwaltung
- Online-Buchhaltung
Lexware Office
Umfangreiche Lösung für Selbstständige, die neben E-Rechnungen auch Belege und Buchhaltungsprozesse in einer zentralen Anwendung organisieren möchten.
Selbstständige mit regelmäßiger Rechnungsstellung, die Buchhaltung und Belege stärker automatisieren möchten.
- XRechnung & ZUGFeRD
- E-Rechnungen erstellen & verarbeiten
- Belegverwaltung & Buchhaltung
- Angebote & Rechnungsstellung
- DATEV-Anbindung
FastBill
Rechnungssoftware für Selbstständige und Freelancer mit einem starken Fokus auf digitale Rechnungsstellung, Kundenverwaltung und effiziente Abrechnungsprozesse.
Freelancer und Selbstständige, bei denen professionelle Rechnungsstellung und Kundenabrechnung im Mittelpunkt stehen.
- XRechnung & ZUGFeRD
- Professionelle Rechnungserstellung
- Angebote & Kundenverwaltung
- Digitale Belegverwaltung
- Automatisierte Rechnungsprozesse
Drei Lösungen würde ich für diese Zielgruppe besonders berücksichtigen:
1. sevdesk – besonders interessant für Solo-Selbstständige
sevdesk ist für Selbstständige interessant, die ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung online erledigen möchten und dabei möglichst wenig technischen Aufwand mit E-Rechnungen haben wollen. Der Anbieter stellt unter anderem einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator bereit, mit dem sich XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen ohne Registrierung erstellen lassen.
Gerade für Selbstständige, die zunächst nur gelegentlich eine E-Rechnung benötigen, ist das ein einfacher Einstieg. Wer seine Rechnungsstellung dauerhaft digital organisieren möchte, kann anschließend eine vollständige Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungslösung einsetzen.
Unsere Einschätzung: Besonders interessant für Solo-Selbstständige und Freelancer, die Wert auf einen unkomplizierten Einstieg und eine moderne Online-Oberfläche legen.
2. Lexware Office – wenn Rechnungen und Buchhaltung zusammengehören sollen
Lexware Office eignet sich besonders für Selbstständige, die neben der eigentlichen Rechnungserstellung auch Belege und Buchhaltungsprozesse zentral organisieren möchten. Die Software unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. E-Rechnungen können erstellt und versendet werden; eingehende E-Rechnungen lassen sich ebenfalls erfassen und verarbeiten.
Interessant ist dabei, dass sich der eigentliche Arbeitsablauf kaum verändert. Rechnung und Kunde werden wie gewohnt angelegt, während die Software das entsprechende strukturierte Format erzeugt. Die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat ist laut Lexware ab Version M möglich.
Unsere Einschätzung: Eine starke Wahl für Selbstständige, die nicht nur Rechnungen schreiben, sondern ihre Buchhaltung und Belege möglichst zentral in einer Anwendung organisieren möchten.
→ Direkt zum Anbieter Lexware Office
3. FastBill – für Selbstständige mit Fokus auf Rechnungsmanagement
FastBill ist eine weitere interessante Alternative, insbesondere wenn der Schwerpunkt auf professioneller Rechnungserstellung und digitalen Rechnungsprozessen liegt. FastBill kann E-Rechnungen sowohl als ZUGFeRD-Datei als auch als XRechnung erzeugen. Die strukturierten Rechnungsinformationen werden dabei durch die Software erstellt, ohne dass Selbstständige selbst XML-Dateien bearbeiten müssen.
Unsere Einschätzung: Interessant für Freelancer und Selbstständige, die insbesondere ihre Rechnungsstellung und Kundenabrechnung digitalisieren möchten.
→ Direkt zum Anbieter FastBill
Welche Lösung passt zu welchem Selbstständigen?
Statt einfach einen Anbieter pauschal als „den besten“ zu bezeichnen, würde ich die Entscheidung vom eigenen Arbeitsablauf abhängig machen.
Wer allein arbeitet und einen möglichst einfachen Einstieg sucht, sollte sich sevdesk genauer ansehen. Wer Rechnungsstellung, Belege und Buchhaltung stärker miteinander verbinden möchte, findet mit Lexware Office eine umfangreiche Lösung. FastBill ist wiederum interessant, wenn der Schwerpunkt stärker auf Rechnungsstellung und Rechnungsmanagement liegt.
Für die Auswahl sollte nicht nur der monatliche Preis entscheidend sein. Selbstständige sollten prüfen, ob XRechnung und ZUGFeRD unterstützt werden, eingehende E-Rechnungen verarbeitet werden können, wiederkehrende Rechnungen möglich sind und eine sinnvolle Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vorgesehen ist. Wer mehrere Lösungen gegenüberstellen möchte, findet in unserem E-Rechnung Software Vergleich 2026 einen ausführlichen Überblick über Anbieter, Funktionen und Einsatzbereiche.
→ Alle E-Rechnung Anbieter vergleichen
E-Rechnungen an Geschäftskunden und Privatkunden
Für Selbstständige ist eine weitere Unterscheidung wichtig: Die neuen umsatzsteuerrechtlichen E-Rechnungsregelungen beziehen sich insbesondere auf Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich.
Das ist beispielsweise für Fotografen, Coaches, Designer oder andere Selbstständige relevant, die sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen als Kunden haben. Eine gute Rechnungssoftware sollte deshalb unterschiedliche Kundentypen sauber verwalten können, ohne dass der Selbstständige bei jeder Rechnung selbst technische Formate konfigurieren muss.
Selbstständig für Behörden arbeiten: XRechnung beachten
Wer als Selbstständiger Aufträge von öffentlichen Auftraggebern übernimmt, sollte sich zusätzlich mit der XRechnung und den jeweiligen Vorgaben des Auftraggebers beschäftigen. Für eine XRechnung können beispielsweise zusätzliche Informationen wie eine Leitweg-ID erforderlich sein. Diese dient der korrekten Zuordnung einer Rechnung beim öffentlichen Auftraggeber.
Programme wie Lexware Office können entsprechende XRechnungen erzeugen. Dort werden für die Erstellung an eine Behörde unter anderem Leitweg-ID und Lieferantennummer im jeweiligen Kontakt hinterlegt.
Gerade Selbstständige, die regelmäßig für öffentliche Stellen arbeiten, sollten deshalb bei der Softwareauswahl darauf achten, dass XRechnung nicht nur theoretisch unterstützt wird, sondern der gesamte Erstellungsprozess einfach in die normale Rechnungsstellung integriert ist.
E-Rechnungen empfangen: Was Selbstständige einrichten sollten
Unabhängig von den Übergangsregelungen für die Ausstellung müssen Selbstständige als inländische Unternehmer grundsätzlich bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, sofern sie in den Anwendungsbereich fallen. Für den reinen Empfang ist dabei keine komplexe technische Plattform vorgeschrieben; grundsätzlich kann bereits ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg ausreichen.
In der Praxis ist der reine Empfang allerdings nur ein Teil des Prozesses. Die Rechnung muss anschließend geprüft, verarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Wer regelmäßig Rechnungen von Geschäftspartnern erhält, profitiert deshalb stärker von einer Software, die eingehende E-Rechnungen direkt in die Belegverwaltung übernehmen kann.
Wann sollte ich als Selbstständiger auf E-Rechnungen umstellen?
Auch wenn 2026 noch Übergangsregelungen für die Ausstellung gelten, spricht für viele Selbstständige wenig dafür, die Umstellung unnötig lange hinauszuzögern. Wer ohnehin eine moderne Rechnungssoftware nutzt, kann strukturierte E-Rechnungen häufig bereits ohne grundlegende Änderung des eigenen Arbeitsablaufs erstellen.
Besonders sinnvoll ist eine frühzeitige Umstellung, wenn überwiegend Geschäftskunden betreut werden, Kunden bereits E-Rechnungen verlangen, Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausgeführt werden oder ohnehin ein Wechsel von Word beziehungsweise Excel zu einer professionellen Rechnungssoftware geplant ist.
Dadurch wird die E-Rechnung nicht zu einem zusätzlichen Prozess, sondern einfach zum neuen technischen Format der ohnehin notwendigen Rechnungsstellung.
Fazit: E-Rechnung für Selbstständige muss nicht kompliziert sein
Für Selbstständige ist die E-Rechnung vor allem eine organisatorische Umstellung. Niemand muss XML-Code schreiben oder Rechnungsdateien manuell programmieren. Mit einer passenden E-Rechnung Software können Rechnungen weiterhin weitgehend so erstellt werden wie bisher, während das benötigte strukturierte Format automatisch im Hintergrund erzeugt wird.
Für Solo-Selbstständige und Freelancer ist sevdesk aufgrund des einfachen Einstiegs interessant. Lexware Office bietet sich insbesondere an, wenn neben der Rechnungsstellung auch Belege und Buchhaltung zentral organisiert werden sollen. FastBill ist eine interessante Alternative für Selbstständige mit einem stärkeren Fokus auf professionelles Rechnungsmanagement. Welche Lösung letztlich am besten passt, hängt vom Rechnungsvolumen, der eigenen Buchhaltung und den benötigten Funktionen ab.
Wer sich noch nicht für eine Software entschieden hat, sollte deshalb nicht einfach den günstigsten Anbieter auswählen, sondern die Funktionen direkt vergleichen. In unserem E-Rechnung Software Vergleich stellen wir verschiedene Anbieter gegenüber und zeigen, für welche Einsatzbereiche sie sich eignen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Selbstständige
Müssen Selbstständige 2026 E-Rechnungen schreiben?
Für die Ausstellung gelten 2026 noch Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine verlängerte Übergangsregelung bis Ende 2027.
Müssen Selbstständige E-Rechnungen empfangen?
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsregelungen betreffen insbesondere die Ausstellung und ändern diese grundsätzliche Empfangsanforderung nicht.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Definition, weil ihr die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten fehlen. Ein Format wie ZUGFeRD kann dagegen eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten verbinden.
Welche E-Rechnung Software eignet sich für Selbstständige?
Für Selbstständige sind insbesondere einfach bedienbare Rechnungs- und Buchhaltungslösungen interessant. Zu den möglichen Lösungen gehören sevdesk, Lexware Office und FastBill. Entscheidend sind die benötigten Funktionen, das Rechnungsvolumen sowie die Frage, ob zusätzlich Buchhaltung und Belegverwaltung integriert werden sollen.
Brauche ich als Selbstständiger eine teure E-Rechnung Software?
Nein. Für den reinen Empfang einer E-Rechnung ist grundsätzlich keine umfangreiche kostenpflichtige Plattform notwendig. Wer regelmäßig Rechnungen erstellt und verarbeitet, kann mit einer integrierten Software jedoch viel manuellen Aufwand vermeiden. Für einzelne Ausgangsrechnungen gibt es außerdem kostenlose Generatoren; sevdesk bietet beispielsweise einen Generator für XRechnung und ZUGFeRD ohne Registrierung an.
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