Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Damit betrifft die E-Rechnung längst nicht mehr nur Unternehmen, die selbst bereits auf eine digitale Rechnungsstellung umgestellt haben. Auch wer aufgrund der geltenden Übergangsregelungen noch keine E-Rechnungen ausstellen muss, sollte sicherstellen, dass eingehende Rechnungen in strukturierten Formaten zuverlässig empfangen, gelesen und aufbewahrt werden können. Im Jahr 2026 wird das Thema noch wichtiger, denn die Übergangsphase bei der Ausstellung nähert sich ihrem nächsten entscheidenden Stichtag. In diesem Ratgeber erklären wir, wie Sie eine E-Rechnung empfangen können, welche technischen Voraussetzungen notwendig sind und worauf Unternehmen bei XRechnung, ZUGFeRD und der Auswahl einer passenden E-Rechnung Software achten sollten.
Müssen Unternehmen 2026 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang gibt es nicht dieselben Übergangsfristen wie für die Ausstellung von E-Rechnungen. Das Bundesministerium der Finanzen stellt ausdrücklich klar, dass seit 2025 keine entsprechenden Ausnahmen für den Empfang vorgesehen sind. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, obwohl für von Kleinunternehmern erbrachte Leistungen eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen einer E-Rechnung. Für die Ausstellung bestehen weiterhin Übergangsregelungen. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von höchstens 800.000 Euro besteht unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine weitere Übergangsmöglichkeit bis Ende 2027. Die Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen, musste dagegen bereits zum 1. Januar 2025 geschaffen werden.
Was bedeutet „E-Rechnung empfangen“ überhaupt?
Beim Begriff E-Rechnung denken viele zunächst an eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird. Seit dem 1. Januar 2025 reicht das für die umsatzsteuerrechtliche Definition einer E-Rechnung jedoch grundsätzlich nicht mehr aus. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Eine gewöhnliche PDF-Datei besitzt diese strukturierte Datenbasis nicht und gilt daher als sogenannte sonstige Rechnung. Zu den in Deutschland verbreiteten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD in geeigneten Versionen und Profilen.
Der große Vorteil strukturierter Rechnungsdaten liegt in ihrer maschinellen Verarbeitung. Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsbetrag oder Umsatzsteuer können von geeigneter Software direkt erkannt und weiterverarbeitet werden. Unternehmen müssen Rechnungsdaten dadurch nicht zwangsläufig manuell aus einer PDF-Datei in ihre Buchhaltung übertragen. Genau hier liegt langfristig einer der größten Vorteile der E-Rechnung: Rechnungsprozesse können stärker digitalisiert und automatisiert werden.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?
Für den reinen Empfang sind die technischen Anforderungen zunächst überraschend niedrig. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus, um den Empfang einer E-Rechnung sicherzustellen. Unternehmen benötigen also nicht allein aufgrund der Empfangspflicht zwingend eine neue kostenpflichtige E-Rechnung Software. Darüber hinaus können E-Rechnungen beispielsweise über elektronische Schnittstellen, Internetportale, gemeinsame Speicherorte oder andere vereinbarte elektronische Übertragungswege bereitgestellt werden.
In der Praxis sollte man jedoch zwischen dem bloßen Empfangen einer Datei und einem effizienten E-Rechnungsprozess unterscheiden. Wer regelmäßig Rechnungen erhält, möchte diese meist nicht nur herunterladen, sondern auch öffnen, prüfen, verbuchen und ordnungsgemäß aufbewahren. Genau hier kann eine geeignete Buchhaltungs- oder E-Rechnung Software sinnvoll werden. Sie kann eingehende Rechnungen zentral erfassen, strukturierte Daten auslesen und die weitere Verarbeitung erheblich vereinfachen.
Brauche ich eine spezielle E-Mail-Adresse für E-Rechnungen?
Nein. Unternehmen müssen nicht zwingend ein eigenes Postfach wie rechnung@unternehmen.de ausschließlich für E-Rechnungen einrichten. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist bei einem Empfang per E-Mail kein gesondertes E-Mail-Postfach erforderlich.
Organisatorisch kann eine eigene Rechnungsadresse trotzdem sinnvoll sein. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Rechnungen benötigen oder größere Mengen an Eingangsrechnungen verarbeitet werden, sorgt ein zentrales Postfach für klarere Abläufe. Unternehmen können beispielsweise eine Adresse wie rechnungen@unternehmen.de verwenden und eingehende Dokumente anschließend automatisiert an ihre Buchhaltungssoftware oder Dokumentenverwaltung weiterleiten. Entscheidend ist weniger die konkrete E-Mail-Adresse als ein zuverlässiger Prozess, bei dem eingehende E-Rechnungen erkannt und korrekt verarbeitet werden.
XRechnung empfangen: Was ist zu beachten?
Die XRechnung gehört zu den wichtigsten E-Rechnungsformaten in Deutschland. Anders als eine klassische PDF-Rechnung besteht eine XRechnung aus strukturierten Daten, typischerweise in Form einer XML-Datei. Öffnet man diese Datei einfach mit einem normalen Textprogramm, sieht man deshalb zunächst hauptsächlich technische Daten und XML-Strukturen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass eine XRechnung für Menschen unlesbar bleiben muss. Für die Darstellung werden sogenannte E-Rechnungs- oder XRechnungs-Viewer verwendet, die aus den strukturierten Daten eine verständliche Rechnungsansicht erzeugen. Das Bundesfinanzministerium weist darauf hin, dass hierfür verschiedene kostenlose Angebote existieren. Auch über ELSTER stellt die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer bereit, mit dem XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen visualisiert werden können.
Wer regelmäßig XRechnungen erhält, sollte dennoch überlegen, ob eine integrierte Softwarelösung sinnvoller ist. Moderne Buchhaltungsprogramme können strukturierte Rechnungsdaten direkt übernehmen und damit weitere Arbeitsschritte vereinfachen.
ZUGFeRD-Rechnung empfangen
ZUGFeRD verfolgt einen etwas anderen Ansatz. Bei entsprechenden ZUGFeRD-Rechnungen werden strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer PDF/A-3-Datei kombiniert. Für den Menschen sieht das Dokument dadurch zunächst ähnlich wie eine normale PDF-Rechnung aus, während die eingebetteten XML-Daten gleichzeitig eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen.
Wichtig ist jedoch: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil maßgeblich. Wenn sich bei einem hybriden Format die Angaben im strukturierten Teil von der sichtbaren PDF-Darstellung unterscheiden, sind nach den aktuellen Vorgaben die strukturierten Rechnungsdaten führend. Das BMF empfiehlt deshalb, auch den XML-Teil entsprechend zu visualisieren beziehungsweise zu prüfen.
Für Unternehmen kann ZUGFeRD im Alltag besonders komfortabel wirken, weil Mitarbeiter weiterhin eine vertraute PDF-Darstellung erhalten und die Buchhaltungssoftware gleichzeitig mit strukturierten Daten arbeiten kann.
Muss ich eine empfangene E-Rechnung automatisch verarbeiten?
Nein. Die Pflicht zum Empfang bedeutet nicht, dass Unternehmen sämtliche Rechnungsdaten anschließend vollautomatisch weiterverarbeiten müssen. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass aus der Vorgabe zur elektronischen Verarbeitbarkeit keine Verpflichtung entsteht, eine weitergehende elektronische Verarbeitung tatsächlich durchzuführen, soweit dies nicht ohnehin durch andere Vorgaben – insbesondere zur Aufbewahrung – erforderlich ist.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht kann eine automatisierte Verarbeitung trotzdem sinnvoll sein. Gerade bei vielen Eingangsrechnungen lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Eine geeignete Software kann beispielsweise Rechnungsdaten übernehmen, Belege zuordnen und Informationen für die Buchhaltung oder den Steuerberater bereitstellen.
Wie können Unternehmen eine E-Rechnung prüfen?
Der Empfang einer E-Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass die Datei inhaltlich und technisch fehlerfrei ist. Unternehmen sollten deshalb einen Prozess zur Prüfung eingehender Rechnungen etablieren. Neben den üblichen Rechnungsangaben spielt bei E-Rechnungen auch die technische Struktur eine Rolle.
Hierfür können sogenannte Validatoren eingesetzt werden. Eine Validierung kann beispielsweise feststellen, ob eine Rechnung technische Formatvorgaben und bestimmte Geschäftsregeln erfüllt oder ob Pflichtangaben fehlen beziehungsweise unlogisch sind. Das Bundesfinanzministerium weist allerdings darauf hin, dass eine solche technische Validierung für sich genommen keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung darstellt. Sie kann Unternehmen jedoch dabei helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen.
Wie müssen empfangene E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Auch die Aufbewahrung sollte bei der Einführung eines E-Rechnungsprozesses von Anfang an berücksichtigt werden. Bei einer E-Rechnung ist insbesondere der strukturierte Teil relevant und muss so aufbewahrt werden, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Es reicht daher nicht, aus einer empfangenen XML-Rechnung lediglich eine PDF-Ansicht zu erzeugen und anschließend ausschließlich diese Darstellung zu archivieren.
Für Unternehmen bedeutet das praktisch: Die ursprünglich empfangene E-Rechnungsdatei sollte erhalten bleiben und in einen ordnungsgemäßen digitalen Archivierungs- beziehungsweise Buchhaltungsprozess integriert werden. Gerade bei größeren Rechnungsvolumina spricht dies dafür, den Empfang nicht dauerhaft über manuell verwaltete E-Mail-Anhänge abzuwickeln, sondern eine geeignete Softwarelösung einzusetzen.
Welche E-Rechnung Software eignet sich für den Empfang?
Welche Software am besten geeignet ist, hängt stark vom Unternehmen ab. Ein Selbstständiger mit wenigen Eingangsrechnungen stellt andere Anforderungen als ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, Steuerberater-Anbindung und zahlreichen monatlichen Belegen. Bekannte Buchhaltungs- und Rechnungslösungen verbinden den Empfang von Rechnungen häufig mit weiteren Funktionen wie Rechnungserstellung, Belegverwaltung, Banking oder Buchhaltung.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen insbesondere darauf achten, welche E-Rechnungsformate unterstützt werden, wie eingehende Rechnungen importiert werden können, ob XRechnung und ZUGFeRD visualisiert werden können und welche Möglichkeiten für Buchhaltung, DATEV-Übergabe und Archivierung vorhanden sind. Auch Preise und Funktionsumfang unterscheiden sich teilweise deutlich. Wer verschiedene Lösungen gegenüberstellen möchte, findet in unserem E-Rechnung Software Vergleich einen Überblick über bekannte Anbieter, Funktionen und Kosten.
Die besten E-Rechnung Programme im schnellen Überblick
Welche E-Rechnung Software eignet sich 2026 am besten? Wir vergleichen ausgewählte Anbieter nach wichtigen Kriterien wie E-Rechnungsfunktionen, Benutzerfreundlichkeit, Preis-Leistung, XRechnung, ZUGFeRD, Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen.
Lexware Office
Beste Gesamtlösung
Besonders geeignet für Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen, die E-Rechnungen und digitale Buchhaltung in einer zentralen Software verwalten möchten.
sevdesk
Besonders benutzerfreundlich
Eine interessante Lösung für Selbstständige und kleine Unternehmen, die Wert auf eine intuitive Rechnungserstellung und einfache Buchhaltungsprozesse legen.
FastBill
Stark im Rechnungsmanagement
Besonders interessant für Freelancer und Unternehmen, die ihren Fokus auf professionelle Rechnungserstellung, Kundenverwaltung und automatisierte Rechnungsprozesse legen.
E-Rechnung empfangen ohne Software – ist das möglich?
Grundsätzlich ja. Da für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen kann, benötigt ein Unternehmen nicht zwingend eine spezielle E-Rechnung Software, nur um die gesetzlichen Voraussetzungen für den Empfang zu erfüllen.
Die eigentliche Frage lautet deshalb häufig nicht, ob Software zwingend notwendig ist, sondern ob sie den eigenen Arbeitsablauf verbessert. Bei einer einzelnen XRechnung kann beispielsweise ein Viewer ausreichend sein. Wer dagegen regelmäßig E-Rechnungen empfängt, verarbeitet und archiviert, profitiert eher von einer zentralen Lösung. Dadurch können Rechnungen schneller geprüft und der Buchhaltung zugeführt werden, während gleichzeitig weniger manuelle Arbeitsschritte notwendig sind.
E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer sollten die Empfangspflicht nicht mit der Pflicht zur Ausstellung verwechseln. Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar, dass Kleinunternehmer zwar von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind, E-Rechnungen aber dennoch empfangen können müssen. Für den Empfang reicht grundsätzlich ebenfalls ein E-Mail-Postfach aus.
Ob sich zusätzlich eine E-Rechnung Software lohnt, hängt vom individuellen Rechnungsaufkommen ab. Für Kleinunternehmer und Selbstständige können insbesondere einfache Lösungen interessant sein, die Rechnungseingang, eigene Rechnungen und grundlegende Buchhaltungsfunktionen miteinander verbinden.
E-Rechnung empfangen 2026: So sollten Unternehmen jetzt vorgehen
Für Unternehmen sollte 2026 nicht mehr die Frage im Mittelpunkt stehen, ob sie sich mit der E-Rechnung beschäftigen müssen. Die Fähigkeit zum Empfang wird bereits seit dem 1. Januar 2025 vorausgesetzt. Gleichzeitig läuft die allgemeine Übergangsregelung für die Ausstellung sonstiger Rechnungen mit Ende 2026 aus; für bestimmte Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht noch eine Übergangsmöglichkeit für 2027.
Unternehmen sollten deshalb zunächst sicherstellen, dass E-Rechnungen zuverlässig über einen vereinbarten Kanal empfangen werden können. Im nächsten Schritt sollte geklärt werden, wie XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien dargestellt und geprüft werden, wo die Originaldateien aufbewahrt werden und wie eingehende Rechnungen in die Buchhaltung gelangen. Wer nur wenige Rechnungen erhält, kann dafür mit einfachen Lösungen auskommen. Bei einem höheren Rechnungsvolumen bietet eine professionelle E-Rechnung Software dagegen die Möglichkeit, den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung deutlich effizienter zu gestalten.
Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang gelten nicht die Übergangsfristen, die für die Ausstellung vorgesehen sind.
Reicht eine E-Mail-Adresse zum Empfang von E-Rechnungen?
Ja. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen aus. Ein separates E-Mail-Postfach ausschließlich für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben.
Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Eine gewöhnliche PDF-Datei gilt für seit dem 1. Januar 2025 ausgeführte Umsätze grundsätzlich nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerrechtlichen Definition. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Für von Kleinunternehmern erbrachte Leistungen besteht jedoch eine Ausnahme von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Benötige ich zum Öffnen einer XRechnung spezielle Software?
Eine XRechnung enthält strukturierte XML-Daten und besitzt im Gegensatz zu ZUGFeRD nicht zusätzlich eine klassische PDF-Rechnungsdarstellung. Für eine komfortable menschenlesbare Darstellung kann deshalb ein XRechnungs-Viewer oder eine entsprechende E-Rechnung Software verwendet werden. Auch die Finanzverwaltung stellt über ELSTER einen E-Rechnungsviewer bereit.
Welche Formate sollte eine E-Rechnung Software unterstützen?
Für deutsche Unternehmen sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevant. Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme bestimmter Profile – als Beispiele für Formate, die die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllen. Darüber hinaus können unter bestimmten Voraussetzungen auch andere strukturierte Formate verwendet werden.
Muss ich eine E-Rechnung automatisch verarbeiten?
Nein. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber nicht allein deshalb verpflichtet, sämtliche enthaltenen Daten automatisiert weiterzuverarbeiten. Eine automatisierte Verarbeitung kann jedoch erhebliche praktische Vorteile bieten.
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