In diesem Beitrag nehmen wir den E-Rechnungsanbieter bzw. E-Rechnungsprogramm Lexoffice, damals Lexware Office, genauer unter die Lupe und beurteilen den Funktionsumfang sowie die Oberfläche und Tarife des Anbieters. Die Buchhaltungssoftware Lexoffice wurde seit September 2024 in Lexware Office umbenannt. Die Features des Programms sind dieselben, gleichgeblieben sind zudem die einzelnen Tarife und dessen Funktionsumfänge.
Lexoffice ist ein innovatives Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm, das von dem renommierten deutschen Anbieter Haufe-Lexware entwickelt wurde. Diese Software basiert auf einer Cloud-Technologie, was bedeutet, dass eine lokale Installation nicht erforderlich ist. Dadurch haben Nutzer die Flexibilität, von nahezu jedem Ort und mit verschiedenen Endgeräten auf ihre Daten zuzugreifen.
Die Zielgruppe von Lexoffice sind vor allem Einzelunternehmer, Dienstleister und kleine Unternehmen, die nach einer benutzerfreundlichen Lösung suchen, um ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, ihre Finanzen effizient zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und Ausgaben zu überwachen.
Funktionsumfang von Lexoffice
Anhand folgender Tabelle haben wir die Haupt- und Nebenfunktionen des Anbieters Lexoffice dargestellt, dabei sind wir auf jegliche Funktionen der Rechnungsprozesse sowie der Buchhaltungsprozesse eingegangen.
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Rechnungsprozess
- Rechnungserstellung: Um eine einfache Rechnung zu erstellen, können Sie entweder den praktischen Shortcut im Dashboard nutzen oder das Plus-Zeichen im Navigationsmenü auswählen. Die Benutzeroberfläche für die Rechnungsstellung ist benutzerfreundlich gestaltet und umfasst alle wesentlichen Felder sowie Einstellungen, die Sie benötigen. Zunächst sollten Sie einen Kunden auswählen, für den Sie die Rechnung erstellen möchten, und anschließend die entsprechenden Positionen hinzufügen.
- E-Rechnung: Die ab dem 01.01.25 so wichtige Erstellung und Erfassung von E-Rechnungen wird selbstverständlich ebenfalls in Lexoffice unterstützt. Allerdings ist das Schreiben, Erfassen und die Übermittlung von E-Rechnungen erst ab dem M-Tarif anwendbar.
- XRechnung: Darüber hinaus bietet lexoffice die Möglichkeit, nicht nur Rechnungen, sondern auch eine Vielzahl anderer Dokumente zu erstellen. Dazu gehören beispielsweise Angebote, die sich mühelos in Rechnungen umwandeln lassen. Ein weiteres nützliches Feature von lexoffice ist die Erstellung von XRechnungen im XML-Format. Diese können dann über eine Leitweg-ID und eine Lieferantennummer an ausgewählte Kunden übermittelt werden.
- Kundencenter: Zusätzlich steht Ihnen ab dem Tarif M das Kundencenter zur Verfügung, eine praktische Dienstleistung, die Sie Ihren Kunden anbieten können. Über einen speziellen Link gelangen Ihre Kunden zu einer Plattform, auf der sie Ihre Angebote annehmen und Rechnungen einsehen können.
- Mahnungen & Zahlungserinnerung: Nicht zu vergessen ist die Möglichkeit, Mahnungen und Zahlungserinnerungen mit lexoffice zu erstellen. Um auf die Mahnmaske zuzugreifen, navigieren Sie in der Detailansicht einer Rechnung über das Dreipunkte-Menü. Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion ebenfalls ab dem Tarif M verfügbar ist und leider keine Automatisierung von Mahnungen unterstützt wird.
Buchhaltungsprozess
- Belegerfasssung: Es gibt zwei praktische Möglichkeiten, um die Belege zu verwalten: Man hat die Wahl, die Belege direkt in der lexoffice Cloud-Anwendung hochzuladen oder sie bequem mit der Smartphone-App zu scannen. Sobald die Belege hochgeladen oder gescannt sind, erfolgt eine automatische Auslesung der Daten. Dabei werden wichtige Informationen wie die Belegnummer und der Betrag überprüft, um sicherzustellen, dass alles korrekt erfasst wird. Um Ihnen die Überprüfung der Informationen zu erleichtern, stehen Ihnen auf der linken Seite eine Vorschau des Belegs und auf der rechten Seite die Belegmaske zur Verfügung. So können die erfassten Daten schnell und einfach abgeglichen und sichergestellt werden, dass alles stimmt.
- Kassenbuch: Mit dem Tarif L von lexoffice hat man die Möglichkeit, ein elektronisches Kassenbuch zu führen. In nur wenigen Sekunden können Sie neue Einträge hinzufügen, und das System berechnet automatisch den aktuellen Kassenbestand für Sie.
- Anlagenbuchhaltung: Darüber hinaus bietet lexoffice ab dem Tarif L auch die Funktion die Anlagegüter zu verwalten und deren Abschreibungen vorzunehmen. Diese nützliche Funktion finden Sie im Bereich Buchhaltung unter dem Punkt „Anlage“.
- Lohn & Gehalt: Zusätzlich gibt es das Modul „lexoffice Lohn & Gehalt“, das nicht im Tarif enthalten ist und separat kostenpflichtig hinzugebucht werden muss. Mit diesem Modul können Sie die Abrechnung Ihrer Mitarbeitenden präzise und rechtssicher durchführen. Außerdem ermöglicht es Ihnen, Pflichtmeldungen, wie beispielsweise an das Finanzamt oder die Krankenkassen, automatisch zu versenden, was Ihnen viel Zeit und Aufwand erspart.
Schnittstellen & Erweiterungen
Lexoffice bietet eine große Anzahl an Schnittstellen (über 150) in vielen Bereichen, wie beispielsweise im E-Commerce, Banking, DATEV, Prozessautomatisierung und CRM. In der folgenden Tabelle werden einige mögliche Schnittstellenangebote von Lexoffice dargestellt.
| Shopify | ✅ |
| WooCommerce | ✅ |
| Banking (Qonto, Commerzbank,..) | ✅ |
| Paypal | ✅ |
| Clockodo | ✅ |
| Getmyinvoices | ✅ |
| Billbee | ✅ |
| API | ✅ |
| DATEV-Schnittstelle | ✅ |
| ELSTER-Schnittstelle | ✅ |
- E-Commerce-Integration: Mit der Anbindung an verschiedene E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce, Lightspeed oder Gambio haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen, Kundendaten und zahlreiche weitere Informationen nahtlos in lexoffice zu integrieren. Diese Integration erleichtert nicht nur die Verwaltung Ihrer Verkaufsdaten, sondern sorgt auch für eine effiziente Buchhaltung, da alle relevanten Informationen zentral an einem Ort verfügbar sind.
- DATEV-Schnittstelle: Wie viele andere Buchhaltungssoftwarelösungen bietet auch lexoffice eine DATEV-Schnittstelle. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchhaltungsdaten unkompliziert an Ihre Steuerkanzlei zu übermitteln. Sie haben die Wahl, Ihre Daten im DATEV-Format zu exportieren, ohne eine direkte Verbindung herzustellen, oder Sie können die praktischen DATEV-Cloud-Services in Anspruch nehmen, um einen noch reibungsloseren Austausch zu gewährleisten.
- Zugriff für Steuerberater: In der Benutzerverwaltung von lexoffice haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Steuerberater den Zugang zu Ihren Buchhaltungsdaten zu gewähren. Dies ermöglicht eine transparente Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Ihr Steuerberater jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen kann, um Ihnen bei der optimalen steuerlichen Gestaltung zur Seite zu stehen.
- Projektmanagement: Durch einige Apps und Erweiterungen können innerhalb der Software die Zeit getrackt und auf Basis dessen Rechnungen erstellt, sowie die Projekte besser geleitet werden.
Vor- und Nachteile von Lexoffice
Vorteile
- Viele Schnittstellenangebote
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Hohe Popularität – Der bekannteste Anbieter für Rechnungs- und Buchhaltungslösungen in Deutschland
- Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
- Hoher Funktionsumfang sowohl im Rechnungsprozess als auch in der Buchhaltung
Nachteile
- Es sind keine Fremdwährungen verfügbar, außer dem Euro
- Eingeschränkter Funktionsumfang in Basisversion – Erweiterte Features nur in höheren Tarifen
- Automatisches Mahnwesen wird nicht unterstützt
Kompatibilität von Lexoffice
Die Software Lexoffice ist mit den gängigsten Geräten nutzbar, dementsprechend bietet der Anbieter eine Kompatibilität mit Windows-Geräten, Mac-OS-Geräten sowie für Android und iOS per Smartphone App. Die Softwarelösung von Lexoffice kann demnach auf allen möglichen Geräten verwendet werden, auch unterwegs über das Smartphone.
Mithilfe der modernen Smartphone-App können nicht nur die Finanzen eingesehen werden, sondern auch Rechnungen, Angebote oder Aufgaben erstellen und gleichzeitig beispielsweise Belege gescannt werden. Eine hochmoderne App für das Handy ist nicht bei allen Anbietern Standard und zu erwarten, daher ist man mit diesem Feature bei Lexoffice sehr gut aufgehoben geht mit der Zeit der digitalen Buchhaltung.
Oberfläche und Bedienung von Lexoffice
Die Oberfläche von Lexoffice ist modern und der heutigen Zeit entsprechend, das Gleiche gilt für den Aufbau und die Benutzerfreundlichkeit der mobilen Applikation. Insgesamt ist die Benutzeroberfläche von lexoffice so gestaltet, dass sie besonders benutzerfreundlich ist. Dadurch kann man mühelos Rechnungen erstellen, die Ausgaben erfassen und stets einen Überblick über die finanziellen Angelegenheiten behalten. Es ist nicht erforderlich, ein Experte in Buchhaltung zu sein, um die Funktionen von lexoffice effektiv nutzen zu können.
Das benutzerfreundliche Bedienkonzept von lexoffice, kombiniert mit den hilfreichen Tutorials, die zu Beginn immer wieder eingeblendet werden, erleichtert den Einstieg erheblich. Diese Unterstützung sorgt dafür, dass neue Nutzer schnell und unkompliziert ihre ersten Schritte in der Software meistern können.
Ein einfacher Klick auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke öffnet eine Auswahl an Shortcuts, die den Zugang zu einigen der zentralen Funktionen ermöglichen. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Belegen, was den gesamten Prozess effizienter gestaltet.
Preise und Tarife von Lexoffice
Lexoffice bietet insgesamt vier verschiedene Pakete an, die sich in ihren Funktionen und Möglichkeiten unterscheiden: S, M, L und XL. Der S-Tarif erweist sich als eher begrenzt in seiner Nützlichkeit, da er keine Möglichkeit bietet, Rechnungen, Angebote oder ähnliche Dokumente zu erstellen. Erst mit dem M-Tarif erhält man Zugang zu diesen grundlegenden Funktionen, zusätzlich profitieren Sie von weiteren hilfreichen Tools wie dem Mahnwesen und einem Online-Kundenportal, das die Kommunikation mit den Kunden erleichtert.
Wenn man darüber hinaus komplexere Aufgaben erledigen möchten, wie das Erstellen von Berichten wie der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die Verwaltung von Anlagen, das Führen eines Kassenbuchs oder das Versenden von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, dann ist der L-Tarif die richtige Wahl für Unternehmen oder Selbständige. Für noch umfangreichere Anforderungen, wie das Erstellen von Serienrechnungen, die Nutzung erweiterter Rechnungstypen wie XRechnungen, den Zugriff auf die Public API oder die Analyse von Umsatzstatistiken, benötigt man den XL-Tarif, der all diese fortschrittlichen Funktionen bietet.
Support bei Lexoffice
Der Anbieter Lexoffice bietet einen Kundensupport von Montag bis Freitag, ab 8 Uhr bis 18 Uhr an. Es werden mehrere Kontaktmöglichkeiten, wie beispielsweise per Telefon oder alternativ per E-Mail angeboten. Darüber hinaus ist der Support mehrsprachig und kann Kunden in unterschiedlichen Sprachen unterstützen.
Einen direkten Support zwischen den verfügbaren Zeiten gibt es über einen Live-Chat Fenster sowie per Telefon. Im Normalfall ist ein Mitarbeiter im Live-Chat verfügbar und kann direkt auf die Anregungen der Kunden eingehen.
Alternativen zu Lexoffice
Aktuell sind einige gute Alternativen auf dem Markt zu Lexoffice, die wahrscheinlich beste Alternative dazu ist der Anbieter SevDesk. Denn SevDesk ist in puncto Popularität bei Kunden auf einer Wellenlänge mit Lexoffice und kann dahingehend mithalten. Auch im Hinblick auf den Funktionsumfang oder der Bedienung der Software hinkt SevDesk nicht hinterher.
Weitere Alternativen zu Lexoffice sind FastBill, Papierkram, Easybill oder auch Billomat.
Fazit
Wenn wir uns die einzelnen Kriterien hinsichtlich Lexoffice genauer ansehen und die Erfahrungen mit der Bedienung der Software zusammenfassen, kommen wir zu dem Ergebnis, dass Lexoffice besonders gut für Freiberufler geeignet ist. Darüber hinaus sind wir der Überzeugung, dass auch kleine Dienstleister und Kleinunternehmen von den umfangreichen Funktionen profitieren können, die das Programm letztendlich bietet. Die Benutzeroberflächen sind größtenteils so gestaltet, dass sie intuitiv zu bedienen sind, was die Nutzung erheblich erleichtert. Insgesamt bietet Lexoffice eine benutzerfreundliche Lösung, die den Anforderungen vieler kleiner Unternehmen gerecht wird.
Ein weiterer bedeutender Vorteil von lexoffice liegt in der Automatisierung vieler Prozesse. Beispielsweise erfolgt die Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Buchungen automatisch, was dir erheblich Zeit und Mühe erspart. Zudem hast du die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt über das Tool an das Finanzamt zu übermitteln, was diesen Schritt besonders unkompliziert und zeitsparend macht. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren, während lexoffice dir die administrative Arbeit abnimmt. Im Vergleich zu Sevdesk werden nochmal weitere wichtige Punkte beleuchtet und mit einem weiteren hochwertigen Anbieter wie SevDesk verglichen. Auch Kunden sind im Allgemeinen recht zufrieden mit Lexoffice, das zeigen auch etliche Bewertungsportale wie Trustpilot.
