In diesem Beitrag nehmen wir den E-Rechnungsanbieter bzw. E-Rechnungsprogramm FastBill genauer unter die Lupe und beurteilen den Funktionsumfang sowie die Oberfläche und Tarife des Anbieters. Die Buchhaltungssoftware FastBill wurde 2011 gegründet und ist ein deutsches Unternehmen. Der Anbieter spezialisiert sich besonders auf die Rechnungserstellung für kleinere Unternehmen, Selbständige sowie GmbHs. Aktuell hat FastBill mehr als 70.000 Kunden im deutschsprachigen Raum.
Die Software zielt darauf ab, die häufig komplexen und zeitaufwändigen Prozesse der Rechnungserstellung sowie der Buchhaltung zu vereinfachen und zu automatisieren. Durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl von Funktionen ermöglicht FastBill Nutzern, ihre Finanzen effizient zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und die Buchhaltung zu digitalisieren.
Funktionsumfang von FastBill
Anhand folgender Tabelle haben wir die Haupt- und Nebenfunktionen des Anbieters FastBill dargestellt, dabei sind wir auf jegliche Funktionen der Rechnungsprozesse sowie der Buchhaltungsprozesse eingegangen.
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Rechnungsfunktionen
- Rechnungserstellung: Im Rechnungs-Tarif ist die Erstellung von diversen Rechnungen möglich. Darüber hinaus können wiederkehrende Rechnungen in einem Abstand von wöchentlich, allen zwei Wochen, alle 30 Tage, alle zwei Monate sowie jedes Quartal eingerichtet werden.
- Angebote: Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, mit FastBill Angebote zu erstellen. Sobald Ihr Angebot akzeptiert wurde, können Sie es ganz einfach in eine Rechnung umwandeln. Dazu müssen Sie lediglich in der Detailansicht auf den Menüpunkt „Tools“ gehen und dort die Option „Abrechnen“ auswählen. Mit nur wenigen Klicks haben Sie so den Übergang von einem Angebot zu einer Rechnung vollzogen.
- E-Rechnung: Die ab dem 01.01.25 so wichtige Erstellung und Erfassung von E-Rechnungen wird selbstverständlich ebenfalls in Fastbill unterstützt. Allerdings ist das Schreiben, Erfassen und die Übermittlung von E-Rechnungen erst ab dem Rechnungs-Tarif anwendbar.
- XRechnung: Es besteht die Möglichkeit, Ihre FastBill-Rechnung in eine elektronische XRechnung umzuwandeln. Diese XRechnung können Sie bequem in der Detailansicht herunterladen. Allerdings möchten wir darauf hinweisen, dass der Versand dieser Rechnung per E-Mail manuell erfolgen muss, da ein automatisierter Versand über die FastBill-Plattform derzeit nicht zur Verfügung steht.
- Mahnungen & Zahlungserinnerung: In der erweiterten Ansicht Ihrer Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, manuelle Mahnungen zu versenden. Darüber hinaus bietet FastBill auch ein automatisiertes Mahnwesen an, das Ihnen die Arbeit erleichtert. Zu beachten ist jedoch, dass dieser Service nur gegen einen monatlichen Aufpreis als zusätzliches Add-on verfügbar ist. So können Sie je nach Bedarf entscheiden, ob Sie die manuelle oder die automatisierte Option nutzen möchten.
Mit FastBill haben Sie die Möglichkeit, die aufgewendete Zeit für spezifische Kunden zu erfassen und basierend darauf Rechnungen zu generieren. Um dies zu ermöglichen, ist es erforderlich, zunächst ein detailliertes Projekt für den jeweiligen Kunden anzulegen. Anschließend können Sie die erfasste Zeit diesem Projekt zuordnen, was Ihnen eine präzise Abrechnung und eine bessere Übersicht über Ihre Arbeitsstunden ermöglicht. So behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Tätigkeiten, sondern können auch sicherstellen, dass Ihre Kunden für die tatsächlich geleistete Arbeit korrekt in Rechnung gestellt werden.
FastBill bietet sehr viele Funktionen im Rechnungsbereich, deutlich mehr als anderen Anbieter. Allerdings werden einige Funktionen lediglich kostenpflichtig angeboten, sind dann aber mit einem relativ großen Umfang nutzbar. Dies gilt beispielsweise für das Mahnwesen, bei dem insbesondere die automatisierte Mahnungsabsendung, welches lediglich mit einem kostenpflichten Add-on verfügbar ist.
Buchhaltungsfunktionen
Die Buchhaltungsfunktionen sind bei FastBill immer weiter ausgebaut worden, da die Software ursprünglich als reines Rechnungsprogramm konzipiert worden ist. Es sind zwar Funktionen dabei, die die Arbeit in der Hinsicht deutlich erleichtern können aber nicht den vollumfänglichen Buchhaltungsprozess abdecken.
- Belegverwaltung: In der Belegverwaltung wird die Funktion automatische Belegerkennung unterstützt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Belege einreichen können. Sie haben die Wahl, diese entweder über das Web-Interface oder bequem über die Smartphone-App hochzuladen. Alternativ, wenn Sie den Pro-Tarif nutzen, können Sie Ihre Belege auch direkt an Ihre Referenz-E-Mail-Adresse senden. In unserem Test haben wir festgestellt, dass die automatische Erkennung von Eingaben bei PDF-Uploads insgesamt recht gut funktionierte, sodass wir nur in wenigen Fällen zusätzliche Informationen manuell ergänzen mussten.
- Steuerberichte: Mit FastBill haben Sie die Möglichkeit, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen zu erstellen und diese direkt an das Finanzamt zu übermitteln, ohne dass Sie dafür ElsterOnline nutzen müssen. Darüber hinaus erhalten Sie regelmäßig einen umfassenden Finanzbericht, der Ihnen einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben sowie über offene Posten bietet. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass weitere steuerrelevante Auswertungen ausschließlich für Nutzer des Premium+-Dienstes von FastBill verfügbar sind. Dieser Tarif ist kostenintensiver und bietet Ihnen den Vorteil, einen digitalen Steuerberater an Ihrer Seite zu haben. Ohne diesen speziellen Service sind Sie nicht in der Lage, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu erstellen.
Die Lohnbuchhaltung steht ausschließlich im Premium+ Tarif zur Verfügung, und das sogar in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Leider muss deutlich angemerkt werden, dass eine Funktion für das Kassenbuch in der Software nicht vorhanden ist.
Schnittstellen & Erweiterungen
FastBill bietet etwas über 20 Integrationen in einigen Bereichen an, wie beispielsweise im E-Commerce, Banking, DATEV, Prozessautomatisierung und CRM. In der folgenden Tabelle werden einige mögliche Schnittstellenangebote von FastBill dargestellt. Der Umfang ist hier allerdings doch etwas dünner als bei Konkurrenten wie Lexoffice oder SevDesk, allerdings sind die wichtigen bzw. notwendigen Erweiterungen aus allen genannten Bereichen verknüpfbar.
| Shopify | ✅ |
| WooCommerce | ✅ |
| Banking (Qonto,,..) | ✅ |
| Clockodo | ✅ |
| Getmyinvoices | ✅ |
| Hubspot | ✅ |
| billbee | ✅ |
| API | ✅ |
| DATEV-Schnittstelle | ✅ |
| ELSTER-Schnittstelle | ✅ |
- E-Commerce-Integration: Mit der Anbindung an verschiedene E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce oder billbee haben Sie als Kunde die Möglichkeit, Rechnungen, Kundendaten und zahlreiche weitere Informationen nahtlos in FastBill zu integrieren.
- DATEV-Schnittstelle: Wie viele andere Buchhaltungssoftwarelösungen bietet auch FastBill eine DATEV-Schnittstelle. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchhaltungsdaten unkompliziert an Ihre Steuerkanzlei zu übermitteln.
- Zeiterfassung: Durch einige Erweiterungen, wie beispielsweise clockodo können Zeiterfassungen getätigt werden.
Vor- und Nachteile von FastBill
Vorteile
- Fremdwährungen – Unterstützt ausländische Währungen beim Schreiben von Rechnungen
- Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
- Hoher Funktionsumfang im Rechnungsprozess
- Unterstützt auch Fremdwährungen
Nachteile
- Kostenpflichtige Zusatzmodule – Einige Erweiterungen wie Mahnwesen sind kostenpflichtig
- Gewöhnungsbedürftige Oberfläche
- Fehlende Funktionen in der Buchhaltung – Kassenbuch oder EÜR nicht vorhanden
Kompatibilität von FastBill
Die Software FastBill ist mit den gängigsten Geräten nutzbar, dementsprechend bietet der Anbieter eine Kompatibilität mit Windows-Geräten, Mac-OS-Geräten sowie für Android und iOS per Smartphone App. Die Softwarelösung von FastBill kann demnach auf allen möglichen Geräten verwendet werden, auch unterwegs über das Smartphone.
FastBill bietet auch eine Smartphone-App, die sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte verfügbar ist.
Mit der FastBill-App haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach Belege direkt mit Ihrem Smartphone zu scannen. Diese gescannten Dokumente werden anschließend im Dashboard der App gespeichert und automatisch ausgelesen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Finanzen und können Ihre Belege effizient verwalten, ohne dass Sie sich um die manuelle Eingabe kümmern müssen..
Oberfläche und Bedienung von FastBill
Die Benutzeroberfläche der Software FastBill, sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen App-Version, kann mit einer klaren Struktur und einem simplen Aufbau überzeugen. Allerdings ist die gesamte Oberfläche aus unserer Sicht noch veraltet und könnte deutlich moderner aussehen.
Auf der Startseite des Benutzerbereichs von FastBill, der auch als Dashboard bezeichnet wird, haben Sie die Möglichkeit, über praktische Quicklinks schnell und unkompliziert auf einige der wichtigsten Funktionen zuzugreifen. Dazu zählen unter anderem die Bereiche für Angebote, Rechnungen und Ausgaben. Darüber hinaus können Sie an dieser Stelle mühelos neue Dokumente, wie beispielsweise Belege, direkt hochladen. Das Dashboard bietet zudem eine Vielzahl von Modulen, die Ihnen wertvolle Informationen zu aktuellen Entwicklungen und Statistiken liefern. Hier erhalten Sie eine klare und übersichtliche Darstellung Ihrer offenen und fälligen Rechnungen sowie eine detaillierte Auflistung Ihrer wichtigsten Kunden und Ausgaben. Auch eine Übersicht über relevante Dokumente ist in diesem Bereich integriert, sodass Sie jederzeit den Überblick über Ihre finanziellen Angelegenheiten behalten können. So wird es Ihnen erleichtert, Ihre Finanzen effizient zu verwalten und wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen.
Preise und Tarife von FastBill
Bei FastBill haben Sie die Möglichkeit, aus drei verschiedenen Tarifen zu wählen: dem Starter-, dem Pro- und dem Premium-Tarif. Der Starter-Tarif bietet bereits eine umfassende Palette an wichtigen Funktionen zur Rechnungsstellung. Allerdings gibt es einige Einschränkungen im Bereich der Buchhaltung. So sind beispielsweise Ausgaben-Reports, die Belegerfassung über eine E-Mail-Inbox sowie die Übertragung an DATEV nicht verfügbar. Zudem sind Sie in diesem Tarif auf ein Bankkonto und einen Benutzer beschränkt.
Im Gegensatz dazu bietet der Pro-Tarif erweiterte Möglichkeiten: Hier stehen Ihnen bis zu fünf Nutzer und Bankkonten zur Verfügung, und die zuvor genannten Buchhaltungsfunktionen sind ebenfalls enthalten. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sowohl für Pro- als auch für Starter-Kunden zusätzliche Dienste wie der automatische Beleg-Import und das automatische Mahnwesen nur gegen eine zusätzliche Gebühr buchbar sind.
Der Premium-Tarif hingegen umfasst all diese Funktionen ohne zusätzliche Kosten. Darüber hinaus profitieren Premium-Nutzer von der Möglichkeit, ihre Ein- und Ausgaben zu kategorisieren und erhalten monatliche Statusberichte. Ein weiteres Highlight dieses Tarifs ist die Option, die vollständige Finanzbuchhaltung von einer digitalen Steuerkanzlei übernehmen zu lassen, was den Nutzern eine erhebliche Erleichterung im Finanzmanagement bietet.
Support bei FastBill
Der Anbieter FastBill bietet lediglich einen direkten Support über eine Supportanfrage ein, hier ist der Anbieter erreichbar von Montag bis Freitag ab 09 bis 17 Uhr.
Ein Kundenservice per Telefon oder Live-Chat wird vom Anbieter nicht unterstützt. Neben den Supportanfragen bietet FastBill einen FAQ-Bereich für Kunden, um mögliche Standardfragen über Rechnungsstellung oder Buchhaltung beantworten zu können.
Alternativen zu FastBill
Aktuell sind einige gute Alternativen auf dem Markt zu FastBill, die wahrscheinlich beste Alternative dazu ist der Anbieter Lexoffice. Denn Lexoffice ist in puncto Popularität doch etwas stärker und beliebter bei Kunden in Deutschland. Aber auch der Anbieter SevDesk ist eine sehr gute Alternative und kann hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit sowie dem Funktionsumfang stark punkten.
Weitere Alternativen zu FastBill sind Programme wie Papierkram, Easybill oder auch Billomat.
Fazit
Wenn wir uns die einzelnen Kriterien hinsichtlich dem Anbieter FastBill genauer ansehen und die Erfahrungen mit der Bedienung der Software zusammenfassen, kommen wir zu dem Ergebnis, dass FastBill besonders optimal für Freiberufler, Selbständige sowie Kleinunternehmer geeignet ist. Die Plattform ist zwar gut strukturiert, kompakt und relativ einfach gestaltet – Aus unserer Sicht wirkt es aber etwas veraltet und könnte deutlich moderner gestaltet werden.
Wenn FastBill ausschließlich für Rechnungen verwendet werden soll, dann ist es eine optimale Software. Im Hinblick auf Buchhaltungsfunktionen ist FastBill nicht ganz so gut aufgestellt, in dem selbst Dokumente wie das EÜR nicht eigenständig angefertigt werden können. Viele wichtige Funktionen in der Buchhaltung, wie Anlagebuchhaltung oder Kassenbuch sind nicht verfügbar.
Ein weiteres erwähnenswertes Merkmal von Fastbill ist die unkomplizierte Integration in bestehende Systeme. Nutzer haben die Möglichkeit, Fastbill nahtlos mit einer Vielzahl von anderen Geschäftsanwendungen zu verbinden. Dazu gehören unter anderem E-Mail-Dienste, Online-Banking-Tools sowie verschiedene Buchhaltungssoftware. Diese Flexibilität ermöglicht es den Anwendern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und verschiedene Prozesse effizienter zu gestalten, indem sie alle benötigten Tools in einer zentralen Plattform zusammenführen. Einige Nutzer haben den Anbieter auf Bewertungsplattformen wie Trustpilot bewertet, mit knappen 4 von 5 Sternen (3,8). Das zeigt die Zufriedenheit der Kunden auf der einen Seite, aber auch einige unzufrieden Kunden mit der Software.
