Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland zur Pflicht für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Diese gesetzliche Regelung bringt weitreichende Veränderungen mit sich und erfordert von Unternehmen eine Anpassung ihrer Rechnungsprozesse. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht, den Vorteilen und den notwendigen Schritten zur Umsetzung.
Die Änderung trägt zur Erreichung der EU-Ziele bei, den Geschäftsverkehr digitaler und effizienter zu gestalten. Die Einführung der E-Rechnung orientiert sich an anderen Ländern, in denen sie bereits als Standard etabliert ist. Wichtige Informationen: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese Regelung basiert auf dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde. Die Pflicht zur E-Rechnung ist Teil einer EU-Initiative zur Förderung der Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Die Übergangsfristen für die Umstellung auf E-Rechnungen gelten bis 2028. Ab diesem Jahr sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln.
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung. Ziel ist es, die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung zu steigern, den bürokratischen Aufwand zu reduzieren und die Transparenz in der Rechnungsstellung zu erhöhen. Durch die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen sollen zudem die Kosten für die Verwaltung gesenkt und die Umwelt geschont werden.
Wer ist von dieser Pflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern, wie Bund, Ländern und Kommunen, Verträge abschließen. Dies betrifft sowohl große Unternehmen als auch kleine und mittelständische Betriebe (KMU). Auch Unternehmen, die im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen tätig sind, müssen sich auf die neuen Regelungen einstellen.
Was sind die Anforderungen zur E-Rechnungspflicht?
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich an neue Standards anzupassen, wenn sie die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) einführen. Dies erfordert eine sorgfältige Vorbereitung auf neue Formate, technische Anforderungen und gesetzliche Bestimmungen, die den Übergang erleichtern und reibungsloser gestalten.
Verbindliche Formate und Normen
Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen in bestimmten Formaten zu erstellen, darunter ZUGFeRD 2.0.1 und XRechnung. Diese standardisierten Formate gewährleisten eine reibungslose Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen. Ein zentraler Aspekt ist die Einhaltung der Europäischen Norm EN 16931, die festlegt, wie E-Rechnungen innerhalb Europas ausgetauscht werden müssen. Diese Norm ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen technischen Standards einhalten und somit der Austausch von Rechnungen effizient und fehlerfrei erfolgt.
Technische Implementierung
Die erfolgreiche Einführung von E-Rechnungen erfordert eine solide technische Infrastruktur. Unternehmen benötigen geeignete Systeme, die es ihnen ermöglichen, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und sicher zu speichern. Darüber hinaus muss die Verarbeitung eingehender Rechnungen automatisiert erfolgen, um einen durchgängigen digitalen Prozess zu gewährleisten und Medienbrüche zu vermeiden. Softwarelösungen wie DocuWare oder JobRouter® bieten wertvolle Unterstützung, indem sie sicherstellen, dass alle Abläufe den festgelegten Richtlinien entsprechen. Die Einhaltung der Europäischen Norm EN 16931 ist hierbei unerlässlich, da sie die Einhaltung der technischen Standards garantiert und somit die Effizienz der Rechnungsprozesse erhöht.
Unterschiede zwischen E-Rechnung und herkömmlichen Rechnungen
E-Rechnungen unterscheiden sich erheblich von traditionellen Rechnungen. Ab 2025 werden PDF-Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt. E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter die Eliminierung von Papierkosten, geringere Ausgaben, erhebliche Zeitersparnisse und einen schnelleren Ablauf der Geschäftsprozesse. Unternehmen wie die H.-D. Kottmeyer-Gruppe und Prima-Food haben bereits durch die Implementierung von E-Rechnungen signifikante Einsparungen bei Kosten und Personal erzielt. Dies verdeutlicht, dass die Umstellung auf E-Rechnungen nicht nur aus rechtlicher Sicht sinnvoll ist, sondern auch erhebliche finanzielle Vorteile mit sich bringt. Die Investition in die digitale Rechnungsstellung lohnt sich also sowohl für die Effizienz als auch für die Kostenstruktur eines Unternehmens.
Gibt es im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht Ausnahmen?
Ab dem Jahr 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und diese auch entsprechend zu speichern. Diese Regelung bringt jedoch spezielle Ausnahmen und Übergangsfristen mit sich, die für bestimmte Unternehmen gelten, um sicherzustellen, dass der Übergang zu dieser neuen Form der Rechnungsstellung reibungslos verläuft.
Details zu den Übergangsfristen bis 2028
Ab dem Jahr 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu nutzen. Allerdings haben sie bis zum Ende des Jahres 2026 die Möglichkeit, Rechnungen weiterhin in herkömmlicher Papierform oder als PDF-Dokument zu versenden. Diese Übergangsfrist wurde eingeführt, um den Unternehmen die Gelegenheit zu geben, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen und ihre internen Prozesse entsprechend umzustellen. Für Unternehmen, die einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro erzielen, gilt eine verlängerte Frist: Sie haben bis Ende 2027 Zeit, um auf die E-Rechnung umzustellen. Bis zum Jahr 2028 müssen schließlich alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz, die E-Rechnung verpflichtend nutzen.
Besondere Regelungen für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer profitieren von zusätzlichen Regelungen, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung auf E-Rechnungen einräumen. Für diese Gruppe gibt es spezifische Ausnahmen, die unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro betreffen. Auch Umsätze, die steuerfrei sind, fallen nicht unter die neuen Vorschriften zur E-Rechnung. Kleinunternehmer dürfen bis zum Ende des Jahres 2027 weiterhin herkömmliche Rechnungen verwenden, solange ihr Jahresumsatz 800.000 Euro nicht übersteigt. Diese speziellen Regelungen wurden eingeführt, um kleinen Unternehmen die Anpassung an die E-Rechnung zu erleichtern und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich schrittweise an die digitale Rechnungsstellung zu gewöhnen, ohne dass sie sofortige und umfassende Änderungen vornehmen müssen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist zwar ab dem 01.01.2025 gesetzlich verpflichtend, jedoch gibt es einige Ausnahmen, die die Einführung bis zum Jahr 2028 verzögern können. Denn die Übergangsphase für größere Unternehmen, die die IT nicht zugartig verändern können.
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu erstellen und zu empfangen. Diese Regelung gilt speziell für den B2B-Sektor und zielt darauf ab, die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig den Umweltschutz zu unterstützen. Darüber hinaus wird durch diese Maßnahme auch dem Umsatzsteuerbetrug entgegengewirkt, was die Integrität des Steuersystems stärkt.
Um sich optimal auf diese Veränderungen vorzubereiten, sollten Unternehmen frühzeitig mit der Umstellung auf E-Rechnungen beginnen. Es ist von großer Bedeutung, die bestehende Software zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem ist es unerlässlich, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen und gegebenenfalls Pilotprojekte durchzuführen, um die neuen Prozesse zu testen und zu optimieren. Die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie sicherstellt, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden und die Unternehmen die vollen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ausschöpfen können.
