Die E-Rechnung als Solches ist mittlerweile keine optionale Lösung für Unternehmen, sondern ist bereits ab dem 01.01.2025 in Deutschland in großen Teilen Pflicht. Als Folge zur E-Rechnungspflicht und der fortschreitenden Digitalisierung suchen immer vermehrt Unternehmen nach einer geeigneten E-Rechnungssoftware und sollten mit den einzelnen Funktionen vertraut sein.
Die Digitalisierung verändert die Buchhaltung grundlegend, und elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden zunehmend zur Norm. Eine leistungsstarke E-Rechnungssoftware hilft Unternehmen, ihre Abrechnungsprozesse effizient zu gestalten und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch welche Funktionen sind wirklich unverzichtbar?
Welche Funktionen sind bei einer E-Rechnungssoftware unbedingt notwendig?
Automatische Rechnungserstellung und -versand
Ein entscheidendes Merkmal einer E-Rechnungssoftware ist die automatische Generierung und der Versand von Rechnungen. Statt jede Rechnung manuell zu erstellen, können Unternehmen Vorlagen nutzen und Rechnungen mit wenigen Klicks verschicken. Dabei lassen sich Rechnungen direkt an Kunden per E-Mail oder über elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung versenden.
Vorteile:
✅ Zeitersparnis durch Automatisierung
✅ Reduzierung von Fehlern bei der Rechnungsstellung
✅ Schnellere Abwicklung und Zahlungsprozesse
Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen
Eine gute E-Rechnungssoftware lässt sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren. Dadurch werden Rechnungen direkt mit Finanzberichten, Steuerdaten und Unternehmensbuchhaltung synchronisiert.
Wichtige Integrationsmöglichkeiten:
- Anbindung an DATEV, SAP, Lexware oder andere Buchhaltungssoftware
- API-Schnittstellen für eine individuelle Anbindung
- Unterstützung verschiedener Dateiformate wie PDF, XML oder CSV
Vorteile:
✅ Reduziert manuellen Aufwand für Buchhaltung
✅ Vermeidung von doppelten Dateneingaben
✅ Höhere Genauigkeit bei der Steuererklärung
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Archivierung
Eine professionelle E-Rechnungssoftware stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. In Deutschland müssen Rechnungen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) archiviert werden.
Wichtige Funktionen:
- Digitale Signatur zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
- Speicherung und Archivierung von Rechnungen für bis zu 10 Jahre
- Unterstützung von Compliance-Standards wie DSGVO und UStG
Vorteile:
✅ Vermeidung von Strafen durch gesetzeskonforme Rechnungsstellung
✅ Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
✅ Rechtssicherheit bei steuerlichen Prüfungen
Automatisches Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
Um offene Forderungen im Blick zu behalten, sollte eine E-Rechnungssoftware ein integriertes Mahnwesen bieten. Damit lassen sich Zahlungseingänge automatisch überwachen und säumige Kunden rechtzeitig an ihre offenen Rechnungen erinnern.
Wichtige Features:
- Automatische Erinnerungen und Mahnstufen
- Integrierte Anbindung an Zahlungsanbieter
- Erstellung von Mahngebühren und Verzugszinsen
Vorteile:
✅ Bessere Liquiditätsplanung durch pünktliche Zahlungen
✅ Vermeidung von Zahlungsausfällen
✅ Effiziente Verwaltung von Außenständen
Mehrsprachigkeit und internationale Rechnungsstellung
Unternehmen, die international tätig sind, benötigen eine E-Rechnungssoftware, die verschiedene Währungen und Sprachen unterstützt. Dies erleichtert die Rechnungsstellung für internationale Kunden und minimiert Währungsrisiken.
Wichtige Funktionen:
- Erstellung von Rechnungen in mehreren Sprachen
- Unterstützung für verschiedene Währungen und Steuerregelungen
- Automatische Umrechnung von Wechselkursen
Vorteile:
✅ Erleichterte Abwicklung internationaler Geschäfte
✅ Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Umrechnungen
✅ Einhaltung länderspezifischer Steueranforderungen
Fazit
Eine moderne E-Rechnungssoftware ist weit mehr als nur ein digitales Tool zur Rechnungserstellung. Sie optimiert Geschäftsprozesse, automatisiert wichtige Abläufe und sorgt für eine rechtssichere Verwaltung von Rechnungen.
- Automatische Rechnungserstellung spart Zeit und reduziert Fehler.
- Integration mit Buchhaltungssystemen erleichtert die Finanzverwaltung.
- Gesetzeskonforme Archivierung schützt Unternehmen vor rechtlichen Problemen.
- Automatisches Mahnwesen verbessert die Liquiditätskontrolle.
- Internationale Rechnungsstellung ermöglicht globale Geschäftsaktivitäten.
Unternehmen, die auf eine leistungsfähige E-Rechnungssoftware setzen, profitieren von effizienteren Prozessen, niedrigeren Kosten und einer besseren Compliance. Die Wahl der richtigen Software sollte daher gut überlegt sein und genau auf die eigenen Anforderungen abgestimmt werden.
