Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in Deutschland schrittweise zur Pflicht. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Doch welche Fristen gelten und welche Vorteile bietet die E-Rechnung? In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Termine rund um die E-Rechnung Pflicht ab 2025.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss den europäischen Normen entsprechen, damit sie maschinell verarbeitet werden kann. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.1 sind in Deutschland anerkannt.
Fristen für die Einführung der E-Rechnung bis 2028
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Hier sind die wichtigsten Fristen:
- 1. Januar 2025: Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können.
- 1. Januar 2026: Großunternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
- 1. Januar 2027: Mittelständische Unternehmen folgen mit der Ausstellungspflicht und Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro sind zur Verwendung von E-Rechnungen verpflichtet.
- 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen und empfangen.
Außerdem gilt:
- Große Unternehmen (Jahresumsatz über 50 Mio. €) müssen bereits ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen ausstellen.
- Mittlere Unternehmen (10-50 Mio. € Umsatz) folgen Mitte 2025.
- Kleine Unternehmen (bis 10 Mio. € Umsatz) haben bis Ende 2026 Zeit.
Diese Übergangsregelungen sollen Unternehmen genügend Zeit geben, sich an die neuen Anforderungen anzupassen.
Wie bereiten sich Unternehmen optimal vor?
Um Fristen einzuhalten und reibungslos auf die digitale Rechnungsstellung umzustellen, sollten Unternehmen frühzeitig handeln:
- Technische Infrastruktur prüfen: Ist die aktuelle Buchhaltungssoftware kompatibel?
- Mitarbeiter schulen: Alle relevanten Abteilungen müssen mit den neuen Prozessen vertraut sein.
- Testphase einplanen: Ein Pilotprojekt kann helfen, potenzielle Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren.
Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?
Eine gültige E-Rechnung muss bestimmte Standards erfüllen:
- Verwendung eines strukturierten elektronischen Formats (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
- Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme
- Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben
Fazit
Die E-Rechnung wird bis 2028 für alle Unternehmen verpflichtend. Wer sich frühzeitig darauf vorbereitet, kann nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse anpassen und auf die neuen Standards umstellen.
Eine E-Rechnungspflicht hängt außerdem stark an der Größe des Unternehmens und dessen Umsatz ab, sofern das Unternehmen unter einem jährlichen Umsatz von 800.000 Euro bleibt, dann ist die Einführung erst ab 2028 verpflichtend.
