Die E-Rechnung gehört inzwischen zum Geschäftsalltag vieler Unternehmen. Doch gerade bei Kleinunternehmern herrscht weiterhin Unsicherheit: Muss ich als Kleinunternehmer 2026 E-Rechnungen schreiben? Muss ich elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen akzeptieren? Und brauche ich dafür eine spezielle E-Rechnung Software? Die gute Nachricht ist, dass für Kleinunternehmer bei der Ausstellung besondere Regeln gelten. Ganz ignorieren können sie das Thema E-Rechnung allerdings nicht. Wer Rechnungen von anderen Unternehmen erhält oder seine Rechnungsstellung frühzeitig digitalisieren möchte, sollte sich mit XRechnung, ZUGFeRD und geeigneten Softwarelösungen beschäftigen.
Müssen Kleinunternehmer 2026 E-Rechnungen erstellen?
Nein. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG besteht eine wichtige Ausnahme: Für von Kleinunternehmern erbrachte Leistungen besteht keine Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer ihre Rechnungen auch 2026 nicht zwingend als strukturierte E-Rechnung erstellen müssen.
Anders sieht es beim Empfang von E-Rechnungen aus. Auch Kleinunternehmer müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang reicht nach Angaben des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Eine kostenpflichtige E-Rechnung Software ist allein für die Erfüllung dieser Empfangsmöglichkeit daher nicht zwingend notwendig.
Für Kleinunternehmer ist die Situation damit vergleichsweise einfach:
E-Rechnung ausstellen: grundsätzlich keine Pflicht aufgrund der Kleinunternehmer-Ausnahme.
E-Rechnung empfangen: muss möglich sein.
Trotz der Ausnahme kann es sinnvoll sein, bereits freiwillig E-Rechnungen zu erstellen. Geschäftskunden können strukturierte Rechnungen einfacher in ihre Buchhaltung übernehmen, und wer ohnehin eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware verwendet, kann den Prozess häufig ohne großen zusätzlichen Aufwand integrieren.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die digital als PDF verschickt wird. Entscheidend ist ein strukturiertes elektronisches Format, durch das Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet werden können. Eine herkömmliche PDF-Rechnung gilt daher grundsätzlich nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen umsatzsteuerrechtlichen Definition.
In Deutschland spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle. Bei einer XRechnung werden die Rechnungsinformationen in einer strukturierten XML-Datei gespeichert. ZUGFeRD verbindet dagegen strukturierte XML-Daten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung. Für Kleinunternehmer kann insbesondere ZUGFeRD praktisch sein, weil sich die Rechnung für den Empfänger ähnlich wie eine bekannte PDF-Rechnung darstellt und gleichzeitig maschinenlesbare Rechnungsdaten enthält.
Warum kann sich die E-Rechnung für Kleinunternehmer trotzdem lohnen?
Nur weil Kleinunternehmer keine E-Rechnung ausstellen müssen, bedeutet das nicht, dass sie langfristig bei klassischen PDF-Rechnungen bleiben sollten. Gerade bei Geschäftskunden kann die freiwillige Verwendung strukturierter E-Rechnungen Vorteile bieten. Rechnungen können leichter in Buchhaltungssysteme übernommen werden und Geschäftspartner müssen wichtige Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Rechnungsdatum nicht mehr manuell übertragen.
Auch für den eigenen Arbeitsalltag kann die Umstellung sinnvoll sein. Moderne E-Rechnung Software verbindet die Rechnungserstellung häufig mit Angeboten, Kundenverwaltung, Belegerfassung und grundlegenden Buchhaltungsfunktionen. Ein Kleinunternehmer muss dann nicht für jeden Schritt unterschiedliche Programme verwenden. Besonders bei steigender Zahl an Kunden und Rechnungen kann sich eine solche Lösung schnell gegenüber Word, Excel oder manuell erstellten PDF-Rechnungen auszahlen.
Welche E-Rechnung Software eignet sich für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer benötigen normalerweise keine komplexe E-Invoicing-Plattform für große Unternehmen. Wichtiger sind eine einfache Bedienung, überschaubare Kosten und die Möglichkeit, Rechnungen schnell zu erstellen und eingehende Belege ordentlich zu verwalten. Eine gute E-Rechnung Software für Kleinunternehmer sollte außerdem relevante Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützen und möglichst weitere Funktionen für den täglichen Büro- und Buchhaltungsaufwand bereitstellen.
Besonders interessant sind aus unserer Sicht Lexware Office, sevdesk und Papierkram. Welche Lösung am besten passt, hängt allerdings davon ab, ob lediglich Rechnungen erstellt werden sollen oder zusätzlich Buchhaltung, Belege und weitere Geschäftsprozesse über dieselbe Software laufen sollen.
E-Rechnung Software für Kleinunternehmer
Drei Lösungen, die sich besonders für Kleinunternehmer, Selbstständige und kleine Betriebe eignen.
Lexware Office
Umfangreiche Lösung für Kleinunternehmer, die E-Rechnungen, Belege und Buchhaltung möglichst zentral verwalten möchten.
Kleinunternehmer mit regelmäßiger Rechnungsstellung und digitaler Buchhaltung.
- XRechnung & ZUGFeRD
- E-Rechnungen erstellen und verarbeiten
- Belegverwaltung & Buchhaltung
- Für Kleinunternehmer konfigurierbar
- DATEV-Anbindung
sevdesk
Moderne Online-Buchhaltung für Selbstständige und Kleinunternehmer mit Funktionen rund um Rechnungen, Belege und E-Rechnungen.
Selbstständige und Kleinunternehmer, die eine intuitive Online-Lösung suchen.
- XRechnung & ZUGFeRD
- E-Rechnungsfunktionen
- Angebote & Rechnungen
- Digitale Belegverwaltung
- Buchhaltungsfunktionen
Papierkram
Schlanke Alternative für Freelancer, Selbstständige und kleinere Unternehmen mit Fokus auf einfache Büroorganisation.
Kleinunternehmer, die eine übersichtliche und unkomplizierte Lösung bevorzugen.
- XRechnung & ZUGFeRD
- Rechnungen & Angebote
- Digitale Belegverwaltung
- Zeiterfassung
- Funktionen für Selbstständige
Lexware Office: Gute Komplettlösung für Kleinunternehmer
Lexware Office ist besonders interessant für Kleinunternehmer, die Rechnungsstellung und Buchhaltung möglichst in einer Anwendung abbilden möchten. E-Rechnungen können mit Lexware Office sowohl im ZUGFeRD- als auch im XRechnungsformat erstellt werden. Die Erstellung von E-Rechnungen ist laut Lexware ab Version M möglich. Eingehende E-Rechnungen können ebenfalls erfasst und verarbeitet werden.
Für Kleinunternehmer ist außerdem relevant, dass sich in Lexware Office die Umsatzsteuerbefreiung entsprechend hinterlegen lässt. Rechnungen werden dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Geeignet für: Kleinunternehmer, die neben der Rechnungsstellung auch ihre laufende Buchhaltung und Belege digital organisieren möchten.
sevdesk: Interessant für einfache digitale Rechnungsprozesse
sevdesk ist ebenfalls eine interessante Lösung für Selbstständige und kleinere Unternehmen. Besonders praktisch für den Einstieg ist der kostenlose E-Rechnungsgenerator des Anbieters. Damit lassen sich laut sevdesk sowohl ZUGFeRD- als auch XRechnungen online erstellen, ohne dass dafür eine Registrierung notwendig ist.
Wer nur gelegentlich eine strukturierte E-Rechnung benötigt, kann damit zunächst ohne umfangreiche Software starten. Bei regelmäßiger Rechnungsstellung kann der Wechsel auf eine vollständige Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungslösung sinnvoller sein.
Geeignet für: Kleinunternehmer und Selbstständige, die eine moderne Online-Lösung suchen oder zunächst kostenlos einzelne E-Rechnungen erstellen möchten.
Papierkram: Schlanke Alternative für Selbstständige und kleine Unternehmen
Auch Papierkram ist für Kleinunternehmer interessant. Die Software unterstützt EN-16931-kompatible E-Rechnungen und kann Rechnungen sowohl als XML als auch im ZUGFeRD-Format erzeugen. Darüber hinaus unterstützt Papierkram XRechnungen und die dafür benötigten zusätzlichen Rechnungsinformationen.
Papierkram richtet sich stark an Selbstständige und kleinere Unternehmen und kann deshalb eine interessante Alternative zu umfangreicheren Buchhaltungslösungen sein.
Geeignet für: Kleinunternehmer, Freelancer und Selbstständige, die eine eher schlanke Lösung für Rechnungen und Büroorganisation suchen.
Welche E-Rechnung Software ist für Kleinunternehmer am besten?
Eine pauschal beste E-Rechnung Software gibt es nicht. Wer eine möglichst umfassende Verbindung aus Rechnungsstellung, Belegverwaltung und Buchhaltung sucht, sollte sich beispielsweise Lexware Office genauer ansehen. sevdesk ist ebenfalls eine interessante Komplettlösung und bietet zusätzlich einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator für Nutzer, die zunächst einzelne E-Rechnungen erstellen möchten. Papierkram kann dagegen für Kleinunternehmer interessant sein, die eine schlanke Lösung für ihre Rechnungs- und Verwaltungsprozesse bevorzugen.
Vor der Entscheidung sollten Kleinunternehmer nicht nur den monatlichen Preis vergleichen. Entscheidend ist, welche Funktionen im jeweiligen Tarif tatsächlich enthalten sind. Besonders wichtig sind die Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD, der Empfang und die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen, Belegverwaltung, Buchhaltungsfunktionen und mögliche Schnittstellen zum Steuerberater.
Wer die Unterschiede genauer betrachten möchte, findet in unserem E-Rechnung Software Vergleich einen ausführlichen Überblick über Anbieter, Funktionen, Preise sowie Vor- und Nachteile.
→ E-Rechnung Anbieter vergleichen
Kann ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen kostenlos erstellen?
Ja. Wer nur gelegentlich eine E-Rechnung erstellen muss, benötigt nicht unbedingt sofort ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm. Es gibt kostenlose E-Rechnungsgeneratoren, mit denen einzelne XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellt werden können. sevdesk stellt beispielsweise einen Generator zur Verfügung, mit dem beide Formate kostenlos und ohne Registrierung erzeugt werden können.
Bei regelmäßiger Rechnungsstellung sieht die Situation allerdings anders aus. Kundendaten, Rechnungsnummern, wiederkehrende Rechnungen und Belege jedes Mal manuell zu verwalten, verursacht schnell unnötigen Aufwand. Sobald regelmäßig Rechnungen erstellt werden, kann eine E-Rechnung Software deshalb trotz monatlicher Kosten wirtschaftlicher sein.
Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Ausnahme für Kleinunternehmer betrifft die Ausstellung, nicht grundsätzlich den Empfang. Deshalb sollten Kleinunternehmer einen geeigneten Empfangsweg für elektronische Rechnungen bereitstellen.
Eine besondere technische Infrastruktur ist dafür zunächst nicht erforderlich. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang ausreichen. Schwieriger wird es erst bei der anschließenden Verarbeitung. Eine XRechnung besteht beispielsweise aus strukturierten XML-Daten und sieht beim direkten Öffnen nicht wie eine klassische Rechnung aus. Ein E-Rechnungsviewer oder eine entsprechende Software kann die enthaltenen Daten verständlich darstellen.
Wer regelmäßig Eingangsrechnungen erhält, kann deshalb von einer Software profitieren, die eingehende E-Rechnungen direkt erfasst und für die weitere Buchhaltung verarbeitet.
XRechnung oder ZUGFeRD für Kleinunternehmer?
Für viele Kleinunternehmer dürfte im klassischen B2B-Geschäft ZUGFeRD besonders komfortabel sein. Das Format kombiniert eine PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten. Der Geschäftspartner erhält dadurch eine visuell lesbare Rechnung, während seine Buchhaltungssoftware die eingebetteten Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten kann.
Die XRechnung besteht dagegen aus strukturierten XML-Daten und spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle. Wer beispielsweise als Kleinunternehmer Leistungen für Behörden erbringt, sollte deshalb prüfen, welches Rechnungsformat und welche zusätzlichen Angaben der jeweilige Auftraggeber verlangt.
Softwarelösungen wie Lexware Office können beide Formate erzeugen, sodass Kleinunternehmer nicht selbst XML-Dateien programmieren oder bearbeiten müssen.
Was müssen Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen beachten?
Die Kleinunternehmerregelung hat nicht nur Auswirkungen auf die E-Rechnung, sondern auch auf die enthaltene Umsatzsteuer. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen auf ihren Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Die Software sollte daher korrekt für die Kleinunternehmerregelung konfiguriert werden.
Gerade beim Wechsel von einer manuell erstellten Rechnung auf eine E-Rechnung Software sollte diese Einstellung direkt bei der Einrichtung überprüft werden. Dadurch lässt sich vermeiden, dass versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen oder eine Rechnung mit falschen Einstellungen erstellt wird.
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Unser Fazit
Für Kleinunternehmer ist die E-Rechnung 2026 weniger kompliziert, als es zunächst erscheinen mag. Aufgrund der gesetzlichen Ausnahme müssen Kleinunternehmer für ihre eigenen Leistungen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Gleichzeitig kann es sinnvoll sein, freiwillig auf strukturierte Rechnungsformate umzusteigen, insbesondere wenn überwiegend Geschäftskunden beliefert werden.
Eine spezielle Software ist für den bloßen Empfang nicht zwingend notwendig. Wer jedoch regelmäßig Angebote und Rechnungen erstellt, Eingangsrechnungen verarbeitet und seine Buchhaltung digital organisieren möchte, kann mit einer passenden Lösung erheblich Zeit sparen. Lexware Office, sevdesk und Papierkram sind dabei drei interessante Optionen für Kleinunternehmer. Statt ausschließlich auf den günstigsten Tarif zu achten, sollten Funktionen, unterstützte E-Rechnungsformate und der benötigte Buchhaltungsumfang miteinander verglichen werden.
Wer noch unsicher ist, welche Lösung zum eigenen Unternehmen passt, kann in unserem E-Rechnung Anbieter Vergleich die wichtigsten Programme direkt gegenüberstellen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Kleinunternehmer
Müssen Kleinunternehmer 2026 E-Rechnungen schreiben?
Für Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG besteht eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Die Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen muss jedoch grundsätzlich vorhanden sein.
Brauchen Kleinunternehmer eine E-Rechnung Software?
Nicht zwingend. Für den Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Eine Software kann sich aber lohnen, wenn regelmäßig Rechnungen erstellt, empfangen und verarbeitet werden.
Welche E-Rechnung Software eignet sich für Kleinunternehmer?
Interessante Lösungen sind unter anderem Lexware Office, sevdesk und Papierkram. Welche Software am besten geeignet ist, hängt insbesondere vom Rechnungsvolumen und den benötigten Buchhaltungsfunktionen ab.
Können Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen erstellen?
Ja. Auch wenn keine gesetzliche Ausstellungspflicht besteht, können Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen verwenden. Gerade bei Geschäftskunden kann dies den digitalen Rechnungsaustausch vereinfachen.
Ist eine PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt grundsätzlich nicht die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung. Formate wie XRechnung oder entsprechende ZUGFeRD-Profile enthalten dagegen maschinenlesbare strukturierte Rechnungsdaten.
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