ValiMesh ist eine PDF-to-E-Invoice-Lösung für Unternehmen, die ihr bestehendes CRM-, Billing-, Commerce-, PSA-, Work-Management- oder Financial-System behalten möchten. Das operative Frontend bleibt bestehen; ValiMesh übernimmt den finalen Rechnungsoutput, prüft das konkrete PDF-Layout und wandelt es in eine validierte E-Rechnung um. Aktuell sind 40 Fakturasysteme gelistet, die ValiMesh unterstützt.
Besonders geeignet für: Unternehmen, die mit einem der gelisteten Quellsysteme arbeiten und nicht nur wegen der E-Rechnung auf ein neues Rechnungsprogramm wechseln möchten.
- Bestehendes Quellsystem bleibt erhalten
- 40 aktuell gelistete Quellsysteme
- PDF-Test als einfacher Einstieg
- Layout-Aktivierung auch für individualisierte Rechnungsdesigns
- XRechnung/ZUGFeRD, Validierungsbericht, Archiv und optionale Zielsystemübergabe
ValiMesh ist eine moderne E-Rechnungslösung, mit der bestehende PDF-Rechnungen in strukturierte und gesetzeskonforme E-Rechnungen umgewandelt werden können – ohne das bisherige Rechnungssystem zu ersetzen.
Unternehmen und Selbstständige, die ihre bestehende Rechnungssoftware weiter nutzen und PDF-Rechnungen unkompliziert in E-Rechnungen umwandeln möchten.
- PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln
- Unterstützung von XRechnung & ZUGFeRD
- Bestehende Rechnungsprozesse weiter nutzen
- Integration in vorhandene Systeme & Workflows
- Keine vollständige Buchhaltungssoftware notwendig
Was ist ValiMesh?
ValiMesh richtet sich an Unternehmen, deren bestehende Software im Tagesgeschäft gut funktioniert, der finale Rechnungsoutput aber noch nicht die benötigte E-Rechnungsfähigkeit besitzt. Das kann beispielsweise ein CRM-, Billing-, Commerce-, PSA-, Work-Management-, Proposal- oder Financial-System sein.
Der Ansatz ist bewusst ergänzend: Die Mitarbeitenden bleiben in ihrem bisherigen Frontend. ValiMesh setzt erst am finalen Rechnungs-PDF an, bewertet das konkrete Layout und wandelt den wiederkehrenden Output in eine strukturierte E-Rechnung um.
Damit ist ValiMesh keine klassische Faktura- oder Buchhaltungssoftware, sondern eine E-Rechnungs-Output-Schicht für vorhandene Systeme.
Für wen eignet sich ValiMesh?
ValiMesh passt besonders gut, wenn:
- das bestehende Quellsystem beibehalten werden soll,
- Rechnungen heute als PDF entstehen,
- das System keine oder keine passende E-Rechnung für den deutschen Zielprozess ausgibt,
- ein individuelles Rechnungslayout verwendet wird,
- ein schneller Eignungstest mit einem realen PDF gewünscht ist,
- nach der Konvertierung optional ein Archiv, ein E-Rechnungsportal oder ein anderes Zielsystem eingebunden werden soll.
Funktionsumfang von ValiMesh
Anhand folgender Tabelle haben wir die Haupt- und Nebenfunktionen des Anbieters ValiMesh dargestellt, dabei sind wir auf jegliche Funktionen der Rechnungsprozesse sowie der Buchhaltungsprozesse eingegangen.
Tabelle: Nach rechts scrollen ➜
| Funktion | ValiMesh |
|---|---|
| Eigenes vollständiges Faktura-/Buchhaltungssystem | ❌ – ValiMesh ergänzt vorhandene Systeme |
| Bestehendes Quellsystem kann bleiben | ✅ |
| PDF-Rechnung → strukturierte E-Rechnung | ✅ |
| XRechnung | ✅ |
| ZUGFeRD | ✅ |
| Erhalt des vorhandenen PDF-Layouts bei ZUGFeRD | ✅ |
| Kostenloser PDF-Test als Einstieg | ✅ |
| Layout-Aktivierung für individuelle Rechnungsdesigns | ✅ |
| Typische Aktivierung eines neuen Layouts | ca. 2 Werktage laut Anbieter |
| Validierungsbericht | ✅ |
| Archiv für generierte E-Rechnungen | ✅ In kostenpflichtigen Plänen |
| Manuelle Kontrolle notwendig | ❌ Nein. Automatischer Prozess. Kontrolle nur bei Validierungsfehlern. |
| Übergabe an Zielsysteme | ✅ Optionales Add-on |
| Übergabe an E-Rechnungs-Portale | ✅ Optional |
| API | ✅ Als Integrationsoption |
| SFTP | ✅ Als Integrationsoption |
| E-Mail-Ausgang | ✅ Als Integrationsoption |
| DATEV | ✅ Übergabe an UnternehmenOnline oder E-Rechnungsplattform |
| Implementierungspartner willkommen | ✅ |
Schnittstellen & Erweiterungen
ValiMesh ist primär eine Konvertierungslösung. Die Website beschreibt zusätzlich flexible Integrationsmöglichkeiten, unter anderem:
- API
- SFTP
- E-Mail-Ausgang
- optionaler Zielsystem-Transfer
- optionale Übergabe an E-Rechnungs-Portale
- ValiMesh-Archiv
- OEM-/Embedded-Nutzung für Software- und Implementierungspartner
Der zentrale Integrationsgedanke lautet: Das operative Quellsystem bleibt unangetastet; ValiMesh wird hinter dem vorhandenen Rechnungsoutput ergänzt.
Vor- und Nachteile von ValiMesh
Vorteile
- Kein Systemwechsel nötig – das bereits genutzte Frontend bleibt bestehen.
- 40 gelistete Quellsysteme – klare Orientierung für CRM-, Billing-, Commerce-, PSA- und Financial-Nutzer.
- Einfacher Start mit einem realen PDF – der Einstieg beginnt mit der konkreten Rechnung statt mit einem abstrakten Integrationsprojekt.
- Individuelle Layouts können aktiviert werden – relevant für angepasste Rechnungsvorlagen.
- XRechnung und ZUGFeRD – die zentralen deutschen Zielformate stehen im Fokus.
- Validierungsbericht – die Prüfung ist sichtbarer Bestandteil des Prozesses.
- Archiv und Zielsystemübergabe verfügbar – der Prozess kann modular erweitert werden. API, SFTP und E-Mail – unterschiedliche Integrationswege für Partner und Unternehmen.
Nachteile
- Unterstützung ist layoutabhängig – bei gelisteten Systemen kann eine zusätzliche Layout-Aktivierung nötig sein.
- Kein vollständiges Faktura-/Buchhaltungsprogramm – ValiMesh ist bewusst eine Output-/Konvertierungsschicht.
- Übergabe an Drittsysteme (DMS, ERP etc.) ist ein optionales kostenpflichtiges Add-on.
- Deutschland ist aktuell der Schwerpunkt – weitere Länder sind angekündigt, aber noch nicht gleichermaßen live. Frankreich und Polen stehen kurz davor.
Kompatibilität von ValiMesh
Die Software ValiMesh ist mit den gängigsten Geräten nutzbar, dementsprechend bietet der Anbieter eine Kompatibilität mit Windows-Geräten, Mac-OS-Geräten sowie für Android und iOS per Smartphone App. Die Softwarelösung von ValiMesh kann demnach auf allen möglichen Geräten verwendet werden, auch unterwegs über das Smartphone.
Oberfläche und Bedienung von ValiMesh
Die Bedienlogik von ValiMesh sollte im Anbieterprofil nicht als klassische Rechnungsmaske inszeniert werden. Passender ist ein Portal- und Prozessbild mit diesen Schritten:
- Quellsystem auswählen
- PDF testen/hochladen
- Layoutstatus bzw. Aktivierung anzeigen
- Validierungsbericht einsehen
- Zieloutput und Archiv/Zielsystem auswählen
Dadurch wird sofort sichtbar, dass ValiMesh hinter dem bestehenden System arbeitet und nicht das neue Faktura-Frontend sein will.
Preise und Tarife von ValiMesh
Es wird ein kostenloser PDF-Test als Einstieg zur Verfügung gestellt. Kostenpflichtige Pläne und kostenpflichtige Add-ons sind auf der Produktseite ersichtlich.
Support bei ValiMesh
ValiMesh beschreibt einen begleiteten Aktivierungsprozess für neue Layouts und offene Fragen. Der Einstieg erfolgt über den PDF-Test; anschließend werden Datenqualität, Zielformat und gegebenenfalls die Layout-Aktivierung geklärt.
Alternativen zu ValiMesh
Klassische Anbieter wie Lexware Office, sevdesk, FastBill oder Papierkram sind eine Alternative, wenn das Unternehmen ein neues Rechnungs- oder Buchhaltungssystem einführen möchte.
Wenn das vorhandene System dagegen bestehen bleiben soll und die Rechnungsquelle nicht auf eine feste Produktliste beschränkt werden soll, ist PEDIF die naheliegende Alternative innerhalb der Kategorie „E-Rechnung ohne Systemwechsel“.
Fazit
ValiMesh adressiert eine klare und in klassischen Softwarevergleichen oft übersehene Situation: Das vorhandene Quellsystem funktioniert, nur der Rechnungsoutput braucht eine E-Rechnungsschicht. Anstatt Nutzer in eine neue Faktura-Oberfläche zu zwingen, bleibt das bestehende Frontend erhalten.
Die Stärke von ValiMesh liegt in der konkreten Quellsystem-Orientierung, dem Einstieg über ein reales PDF und der Layout-Aktivierung. Für Unternehmen, die beispielsweise HubSpot, Stripe, Shopify, Salesforce, QuickBooks, NetSuite oder eines der anderen gelisteten Systeme weiter nutzen wollen, ist das eine verständliche Alternative zum kompletten Systemwechsel.
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