PEDIF ist eine systemunabhängige Transformations- und Integrationslösung für Unternehmen, die ihr bestehendes ERP-, Faktura- oder Fachsystem weiter nutzen möchten. Rechnungsdokumente werden aus dem bestehenden Prozess übernommen, in strukturierte Rechnungsdaten überführt, validiert und als XRechnung, ZUGFeRD versendet oder für nachgelagerte ERP-/EDI-Prozesse bereitgestellt. Der entscheidende Unterschied zu klassischen Rechnungsprogrammen: Die Rechnung muss nicht in PEDIF neu erstellt werden – das vorhandene System kann bestehen bleiben.
Besonders geeignet für: Unternehmen mit etablierten ERP-, Faktura-, Branchen-, Alt- oder Nebensystemen, die
zuverlässige Rechnungen erzeugen, aber keine oder nicht die benötigte E- Rechnungsfunktion bereitstellen.
- Bestehendes ERP-/Faktura-System weiter nutzen
- PDF-Rechnung in strukturierte E-Rechnungsdaten transformieren
- XRechnung und ZUGFeRD als zentrale deutsche Zielformate
- Übergabe an ERP-, EDI-, DMS-/Archiv- und weitere Zielprozesse
- Validierung vor der Weitergabe
PEDIF automatisiert die Verarbeitung von PDF-Dokumenten und überführt bestehende Rechnungen in strukturierte E-Rechnungen und Datenformate. Dadurch können vorhandene ERP- und Rechnungsprozesse weitgehend weitergenutzt werden.
Unternehmen mit bestehenden PDF-Rechnungsprozessen, die Rechnungen automatisiert in strukturierte Formate überführen und an ihre bestehenden Systeme oder Geschäftspartner weitergeben möchten.
- PDF-Rechnungen automatisiert konvertieren
- XRechnung & ZUGFeRD als Zielformate
- Anbindung an ERP-, EDI- & weitere Zielsysteme
- Automatisierte Erkennung & Validierung von Dokumentdaten
- 21+ unterstützte Geschäftsdokumenttypen
Was ist PEDIF?
PEDIF schließt die Lücke zwischen bestehenden Rechnungsprozessen und der strukturierten E-Rechnung. In vielen Unternehmen funktioniert die eigentliche Faktura seit Jahren zuverlässig: Rechnungen entstehen in einem ERP-, Branchen-, Service- , Projekt- oder Altsystem und werden als PDF ausgegeben. Problematisch wird es erst dann, wenn Kunden oder nachgelagerte Systeme XRechnung, ZUGFeRD oder andere strukturierte Daten erwarten. Statt das funktionierende Quellsystem zu ersetzen, setzt PEDIF am Rechnungsoutput an. Wiederkehrende Dokumentmuster werden erkannt, relevante Kopf-, Positions- , Steuer- und Summendaten fachlich zugeordnet und in eine strukturierte Zielstruktur überführt. Anschließend wird der vereinbarte E-Rechnungsoutput erzeugt, validiert und in den vorgesehenen Versand-, ERP-, EDI-, DMS- oder Archivprozess übergeben. Damit unterscheidet sich PEDIF grundlegend von klassischen Faktura- und Buchhaltungssystemen: PEDIF ist nicht das neue Rechnungsfrontend, sondern die Brücke zwischen dem vorhandenen Rechnungsprozess und der E-Rechnungswelt.
Für wen eignet sich PEDIF?
PEDIF ist vor allem dann interessant, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
• Das bestehende ERP- oder Fakturasystem kann PDF-Rechnungen erzeugen, aber keine passende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.
• Eine Anpassung oder Ablösung des vorhandenen Systems wäre teuer, langsam oder organisatorisch unerwünscht.
• Neben dem Haupt-ERP existieren weitere Fach-, Alt- oder Sondersysteme mit eigener Rechnungslegung.
• Ein Unternehmen nutzt bereits EDI oder eine E-Invoicing-Plattform, hat aber weiterhin PDF-basierte Restfälle.
• Unterschiedliche Kunden erwarten unterschiedliche Formate oder Übergabewege.
• Rechnungsdaten sollen nicht für jeden Empfänger manuell neu erfasst werden.
• Die Rechnungslegung erfolgt teilweise Word-/Excel-basiert. Solche Prozesse können über den erzeugten PDF-Output eingebunden werden; definierte Excel- Eingänge werden von PEDIF ebenfalls unterstützt.
Funktionsumfang von PEDIF
Anhand folgender Tabelle haben wir die Haupt- und Nebenfunktionen des Anbieters PEDIF dargestellt, dabei sind wir auf jegliche Funktionen der Rechnungsprozesse sowie der Buchhaltungsprozesse eingegangen.
Tabelle: Nach rechts scrollen ➜
| Funktion | PEDIF |
|---|---|
| Eigenes Faktura-/Buchhaltungssystem | ❌ – PEDIF ergänzt vorhandene Systeme |
| Bestehendes Quellsystem kann bleiben | ✅ |
| PDF-Rechnung → strukturierte Rechnungsdaten | ✅ |
| XRechnung | ✅ |
| ZUGFeRD / Factur-X-Pfad | ✅ |
| Erhalt des vorhandenen PDF-Layouts bei ZUGFeRD | ✅ |
| Validierung vor Weitergabe | ✅ |
| Manuelle Kontrolle notwendig | ❌ Nein. Automatischer Prozess. Kontrolle nur bei Validierungsfehlern. |
| ERP-Anbindung / ERP-Übergabe | ✅ |
| EDI-/E-Invoicing-Anbindung | ✅ |
| API | ✅ |
| E-Mail-basierte Übergabe | ✅ |
| SFTP / AS2 | ✅ Je nach Implementierung |
| DMS-/Archiv-Übergabe | ✅ Je nach Implementierung |
| DATEV | ✅ Übergabe an UnternehmenOnline oder E-Rechnungsplattform |
| Peppol-/Portalprozess | ✅ Abhängig vom vereinbarten Zielprozess |
| Eigene Hausformate / strukturierte Zielstrukturen | ✅ Projektabhängig |
| Definierte Excel-/CSV-Eingänge | ✅ |
| Anhänge | ✅ |
| Word-basierte Rechnungslegung | ✅ Über einen verarbeitbaren PDF-Output; direkte Word-Datei vor Veröffentlichung separat bestätigen |
| Scan-/Bild-PDF als Standardinput | ✅ Qualitätsabhängig – für den Standardprozess sind textbasierte, auswertbare Dokumente bevorzugt |
| Softwarepartner willkommen | ✅ |
Wie funktioniert die Umwandlung?
1. Bestehender Rechnungsprozess bleibt bestehen
Die Rechnung wird weiterhin im vorhandenen System erzeugt. Damit müssen Mitarbeitende ihr gewohntes ERP, Faktura- oder Branchensystem nicht verlassen.
2. PEDIF übernimmt den Rechnungsoutput
Das vorhandene System stellt die Rechnung als wiederkehrendes, verarbeitbares PDF bereit. Je nach Prozess kann die Übergabe beispielsweise per E-Mail, API oder über definierte Schnittstellen erfolgen.
3. Dokumentmuster und Rechnungslogik werden erkannt
PEDIF liest nicht nur sichtbaren Text aus. Relevante Felder werden ihrer fachlichen Bedeutung zugeordnet – beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Käufer-/Verkäuferdaten, Steuern, Positionen, Preise, Referenzen und Summen.
4. Aus dem Dokument entsteht strukturierter Datenoutput
Die erkannten Informationen werden in eindeutige Datenfelder und eine definierte Zielstruktur überführt.
5. XRechnung, ZUGFeRD oder anderer Zieloutput wird automatisch erzeugt und validiert
Abhängig von Empfänger und Prozess kann beispielsweise eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung automatisch erzeugt werden. Vor der Weitergabe werden Format, Pflichtfelder, mathematische Konsistenz, Steuerlogik, Referenzen und weitere Anforderungen geprüft.
6. Übergabe an bestehende Zielprozesse
Der Output kann je nach Projekt an ERP, EDI-/E-Invoicing-Plattformen, DMS/Archive, APIs, Kundenportale, Versandprozesse oder andere definierte Zielsysteme übergeben werden.
Schnittstellen und Integrationen
Der wichtigste Integrationsvorteil von PEDIF ist die Systemunabhängigkeit auf Quellsystemseite. Das Quellsystem muss keine eigene E-Rechnungsfunktion besitzen. Entscheidend ist, dass es einen für den vereinbarten Prozess geeigneten Rechnungsoutput, bevorzugt als PDF, bereitstellt.
Geeignete Quellsysteme
PEDIF kann insbesondere dort eingesetzt werden, wo Rechnungen aus folgenden Umgebungen stammen:
- ERP-Systeme
- Faktura- und Abrechnungssysteme
- Branchensoftware
- Service- und Projektlösungen
- ältere Legacy-/Altsysteme
- Tochtergesellschaften mit eigenen Prozessen
- kundenspezifische Anwendungen und Portale
- Word-/Excel-basierte Rechnungsprozesse über einen geeigneten Dokumentenoutput
Typische Übergabe- und Zielwege
- ERP-System
- EDI-/E-Invoicing-Plattform
- DMS / Archiv
- API
- E-Mail-basierter Prozess
- SFTP / AS2
- Kundenportal
- Peppol-/E-Rechnungsprozess
- kundenspezifisches strukturiertes Hausformat
Schnittstellen & Erweiterungen
Der wichtigste Integrationsvorteil von PEDIF ist die Systemunabhängigkeit auf Quellsystemseite. Das Quellsystem muss keine eigene E-Rechnungsfunktion besitzen. Entscheidend ist, dass es einen für den vereinbarten Prozess geeigneten Rechnungsoutput, bevorzugt als PDF, bereitstellt.
Geeignete Quellsysteme
PEDIF kann insbesondere dort eingesetzt werden, wo Rechnungen aus folgenden Umgebungen stammen:
- ERP-Systeme
- Faktura- und Abrechnungssysteme
- Branchensoftware
- Service- und Projektlösungen
- ältere Legacy-/Altsysteme
- Tochtergesellschaften mit eigenen Prozessen
- kundenspezifische Anwendungen und Portale
- Word-/Excel-basierte Rechnungsprozesse über einen geeigneten Dokumentenoutput
Typische Übergabe- und Zielwege
- ERP-System
- EDI-/E-Invoicing-Plattform
- DMS / Archiv
- API
- E-Mail-basierter Prozess
- SFTP / AS2
- Kundenportal
- Peppol-/E-Rechnungsprozess
- kundenspezifisches strukturiertes Hausformat
Vor- und Nachteile von PEDIF
Vorteile
- Kein Systemwechsel erforderlich – vorhandene ERP-, Faktura- und Fachsysteme können bestehen bleiben.
- Sehr breite Quellsystemabdeckung – geeignet für viele Systeme, die verarbeitbare PDF-Rechnungen erzeugen.
- PDF zu strukturierten Daten – nicht nur ein neues Dateiformat, sondern ein definierter Datenfluss für Folgeprozesse.
- ERP- und EDI-tauglich – besonders interessant für bestehende Integrationslandschaften und PDF-Restfälle.
- XRechnung und ZUGFeRD – zentrale deutsche E-Rechnungsformate werden unterstützt.
- Validierung integriert – der Output wird vor der vereinbarten Übergabe geprüft.
- Flexible Übergabewege – API, E-Mail, SFTP/AS2 und weitere Projektpfade sind möglich.
- Bestehende Prozesse bleiben erhalten – geringer Veränderungsdruck für Fachabteilungen.
Nachteile
- Kein vollständiges Buchhaltungs- oder Fakturaprogramm – wer ein neues All-in-one-Rechnungsprogramm sucht, benötigt eine andere Produktkategorie.
- Wiederkehrende, klar erkennbare Dokumentmuster sind der ideale Einsatzfall – für wenige einmalige Einzelrechnungen kann ein manueller Prozess wirtschaftlicher sein.
- Datenqualität bleibt entscheidend – für die Erstellung einer vollständigen E-Rechnung müssen die erforderlichen Pflichtangaben vorhanden oder im Prozess hinterlegt sein.
- Standardprozess setzt verarbeitbare Dokumente voraus – Scan-/Bild-PDFs in nicht zureichender Qualität sind nicht der typische Standardinput.
- Onboarding benötigt repräsentative Musterdokumente – insbesondere bei unterschiedlichen Layouts und Sonderfällen.
Kompatibilität von PEDIF
Die Software Lexware Office ist mit den gängigsten Geräten nutzbar, dementsprechend bietet der Anbieter eine Kompatibilität mit Windows-Geräten, Mac-OS-Geräten sowie für Android und iOS per Smartphone App. Die Softwarelösung von PEDIF kann demnach auf allen möglichen Geräten verwendet werden, auch unterwegs über das Smartphone.
Oberfläche und Bedienung von PEDIF
PEDIF ist nicht darauf ausgelegt, dass Anwender Rechnungen manuell in einer neuen Oberfläche nachbauen. Die Bedienlogik orientiert sich an einem automatisierten Dokumentenprozess: Quelloutput übernehmen, Dokumentmuster erkennen, Daten strukturieren, Zieloutput validieren und an den vorgesehenen Prozess übergeben.
Manuelle Eingriffe sind nur notwendig, falls ein Validierungsfehler auftritt.
Preise und Tarife von PEDIF
PEDIF veröffentlicht auf der Produktseite keine einfache Standard-Monatspreisliste für den PDF-zu-E-Rechnung-Service. Der konkrete Umfang hängt unter anderem von Dokumenttypen, Layouts, Zielformaten, Volumen und Integrationsweg ab.
Preis erfolgt auf Anfrage bzw. projekt- und volumenabhängig. Einstieg über einen technischen Dokument- und Prozesscheck.
Support bei PEDIF
Die Einführung erfolgt prozessbezogen. Vor dem produktiven Betrieb werden Dokumentmuster, benötigte Felder, Zielformate, Zielsysteme und Ausnahmen geklärt. Für stabile Automatisierung sind repräsentative Musterdokumente einschließlich relevanter Sonderfälle sinnvoll.
PEDIF stellt dafür eine Plattform zur Verfügung und Support durch qualifizierte menschliche Mitarbeiter.
Alternativen zu PEDIF
Klassische Anbieter wie Lexware Office, sevdesk, FastBill oder Papierkram sind eine Alternative, wenn das Unternehmen ein neues Rechnungs- oder Buchhaltungssystem einführen möchte.
Wenn dagegen das vorhandene System bleiben soll und lediglich der Rechnungsoutput E-Rechnungsfähigkeit benötigt, ist die passendere Vergleichsgruppe eine Output-/Transformationslösung wie PEDIF oder ValiMesh.
Fazit
PEDIF ist besonders interessant für Unternehmen, die bereits funktionierende Rechnungs-, ERP- oder EDI-Prozesse besitzen und diese nicht wegen der E-Rechnungspflicht austauschen möchten. Die Lösung schließt die Lücke zwischen PDF-basiertem Rechnungsoutput und strukturierten E-Rechnungs- bzw. Integrationsprozessen.
Der entscheidende Vorteil gegenüber klassischen E-Rechnungsprogrammen lautet deshalb nicht „mehr Fakturafunktionen“, sondern „E-Rechnung ermöglichen, ohne das bestehende Faktura-System zu ersetzen“. Gerade in heterogenen Systemlandschaften, bei Alt- und Nebensystemen oder PDF-Restfällen in bestehenden EDI-Prozessen ist das eine klare Differenzierung.
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