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E-Rechnung Anbieter Vergleich: Die beste Software im Test

Die E-Rechnung wird ab dem Jahr 2025 für B2B-Geschäfte aus gesetzlichen Gründen Pflicht – Wenn die Rechnungen manuell geschrieben werden, dann sollte eine E-Rechnungssoftware in Erwägung gezogen und implementiert werden. Für umsatzsteuerpflichte Unternehmen reichen Tools wie Excel oder Word nicht mehr aus und es muss zwingend mit einer E-Rechnungssoftware gearbeitet werden.

In der heutigen digitalen Welt ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Geschäftsalltags geworden, besonders nach der pflichtmäßigen Einführung ab dem Jahr 2025 in Deutschland. Unternehmen profitieren von einer effizienteren Abwicklung, geringeren Kosten und einer verbesserten Nachverfolgbarkeit. Doch bei der Vielzahl an E-Rechnung Anbietern kann es schwierig sein, die richtige Wahl zu treffen. In diesem Artikel vergleichen wir einige der führenden E-Rechnung Anbieter und helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung, die sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Zudem erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen und sorgt für eine höhere Transparenz in der Buchhaltung.

Die besten E-Rechnung Anbieter im Vergleich 2025

In der folgenden Tabelle werden aktuell von uns empfohlenen E-Rechnung Anbieter dargestellt und verglichen. Wir achten dabei stets auf wichtige Faktoren, die wir ebenfalls in diesem Artikel schildern.

1. Platz – Lexoffice
2.Platz – SevDesk
3.Platz – Fastbill
4.Platz – easyBill
5.Platz – Billomat 

SoftwareFunktionenPreisVorteileNachteileGeeignet für?
Lexware eRechnungEinfache Bedienung, Hohe Anzahl an Schnittstellen und hoher Grad an AutomatisierungAb 9,90€/MonatIntuitive Oberfläche, gute Anbindung an Buchhaltungssoftware, mobil nutzbarBegrenzte Automatisierungsfunktionen,
Nur Euro (€) als Währung möglich
Für kleine und größere Unternehmen
sevDeskAutomatische Rechnungserstellung, GoBD-konformAb 14,90€/MonatGute Integrationsmöglichkeiten,
mobil nutzbar
Kostenpflichtige ZusatzmoduleFür kleine Unternehmen geeignet
FastBillSchnittstellen zu Steuerberatern, DATEV etc., Ab 9,00€/MonatIntuitive Rechnungsmaske, mobil nutzbarGesamte Oberfläche nicht sehr benutzerfreundlichFür Kleine und mittelständische Unternehmen
easyBillFortgeschrittene Automatisierung und Schnittstelle zu Paypal, DATEV, etc.Ab 12€/MonatGute Integrationsmöglichkeiten, mobil nutzbarUnterstützt ausschließlich den Rechnungsprozess, hoher monatlicher PreisFür kleinere Unternehmen
BillomatFortgeschrittene Automatisierung und viele AnbindungsmöglichkeitenAb 19€/MonatGute Integrationsmöglichkeiten, mobil nutzbarErhöhter Basis-Tarifpreis, Oberfläche veraltetFür kleinere Unternehmen

1.Platz – Lexoffice

Zu den größten Unternehmen hinsichtlich E-Rechnungen gehört Lexoffice bzw. ab September 2024 Lexware Office. Die Software von Lexoffice ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Mit der E-Rechnungsfunktion bietet Lexoffice eine effiziente Lösung zur Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass auch Nutzer ohne Buchhaltungskenntnisse schnell zurechtkommen, das speziell bei einer kurzfristigen Einführung durch die Pflichtvorgaben von Vorteil ist. Besonders hilfreich ist die automatische Erkennung von Belegen und die Integration von Zahlungseingängen über verknüpfte Bankkonten. Zudem ermöglicht Lexoffice den Versand von Rechnungen als E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format, was besonders für öffentliche Auftraggeber wichtig ist.

Für kleine Unternehmen und Selbstständige eine sehr empfehlenswerte Lösung. Die Preise hierzu liegen beim M-Tarif bei 5,95 Euro monatlich. Der L-Tarif kostet im Monat 9,95 Euro, beinhaltet allerdings drei zusätzliche Buchhaltungsfunktionen. Mit einer erweiterten Funktion im Rechnungswesen kostet der XL-Tarif 14,95 Euro monatlich.

Einfache Bedienung – Intuitive Oberfläche, ideal für Einsteiger und Anfänger
Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
Fortgeschrittene Automatisierung – Belegerkennung, Bankintegration, automatische Mahnungen
Gesetzeskonform – Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Integrationen – Schnittstellen zu Steuerberatern, PayPal, DATEV etc.

Kostenpflichtig – Keine kostenlose Version, nur Testphase verfügbar
Eingeschränkter Funktionsumfang in Basisversion – Erweiterte Features nur in höheren Tarifen
Eine Währungsfunktion – Nur Euro (€) als Währung möglich

Quelle: office.lexware.com

2.Platz – SevDesk

SevDesk ist eine weitere empfehlenswerte E-Rechnungssoftware mit integrierter Buchhaltung, welches sich sowohl für größere Unternehmen als auch für kleinere Firmen empfiehlt. Der Anbieter kann mit einer ebenfalls sehr nutzerfreundlichen Benutzeroberfläche überzeugen und bietet, im Gegensatz zum stark konkurrierenden Anbieter Lexoffice, auch zusätzlich Fremdwährungen außer dem Euro beim Schreiben von Rechnungen an.

Die Software ermöglicht die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD sowie XRechnung, was besonders im Hinblick auf die ab Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich enorm wichtig ist.

SevDesk bietet verschiedene Tarife an, die sich nach den benötigten Funktionen richten. Der Einstiegstarif „Rechnung“ beginnt bei 8,90  Euro pro Monat (bei 24 Monaten 50% Rabatt auf die 8,90 Euro) und eignet sich für Nutzer, die überwiegend Rechnungen schreiben und verwalten möchten. Hierfür wären alle notwendigen Funktionen für die E-Rechnungspflicht beinhaltet. Für erweiterte Buchhaltungsfunktionen stehen höhere Tarife zur Verfügung (9,95 Euro monatlich). Allerdings sollten sich potenzielle Nutzer über die Kosten für Zusatzmodule bewusst sein und ob die mobile App den unternehmenseigenen Anforderungen entspricht.

Einfache Bedienung – Die intuitive Oberfläche erleichtert den Einstieg und die tägliche Nutzung
Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
Umfangreicher Funktionsumfang: – Neben der Rechnungsstellung bietet SevDesk Funktionen wie Online-Banking-Integration, Kassenbuchführung und Mahnwesen
Gesetzeskonform für E-Rechnungspflicht – Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Integrationen – Schnittstellen zu Steuerberatern, ADDISON, DATEV etc.
Fremdwährungen – Unterstützt ausländische Währungen beim Schreiben von Rechnungen

Kostenpflichtige Zusatzmodule – Einige Erweiterungen sind nur gegen Aufpreis verfügbar
Eingeschränkte mobile App – Die Android-App bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Webversion

3.Platz – FastBill

FastBill ist ein auf Rechnungen und E-Rechnungen fokussierter deutscher Anbieter mit zusätzlichen Buchhaltungsfunktionen. Der Anbieter richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen. Die Software ermöglicht es Nutzern, Rechnung schnell und einfach zu erstellen, zu versenden und zu verwalten.

Bei diesem Anbieter sticht besonders die intuitive Rechnungsmaske hervor, wobei die Bedienung außerhalb des Rechnungswesens doch nicht immer benutzerfreundlich sein könnte und gewöhnungsbedürftig ist. Allerdings ist das Rechnungsmodul und die Funktion dessen sehr gut und wird bei dieser Software stark in den Vordergrund gerückt. Zusätzlich ist eine Zeiterfassung und ein Postversand möglich. Das Mahnwesen kostet als Modul aber extra.

Der aktuelle Preis wird in mehreren Modellen gespalten, angefangen von der günstigsten Variante Solo für 9,00 Euro monatlich. Hier sind bereits die wichtigsten Funktionen (wie E-Rechnungserstellung oder DATEV-Export sowie die Zeiterfassung) beinhaltet. Im Plus Preisplan für 14,00 Euro monatlich sind einige weitere Features, wie weitere Währungen oder eine bessere Dokumentenverwaltung, Der Pro Plan für 27,00 Euro monatlich bietet alle Funktionen plus zusätzliche Automatisierungen und mehreren Berechtigungen, auch für das Bankkonto.

Webbasierte Cloudsoftware – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
Umfangreicher Funktionsumfang: – Neben der Rechnungsstellung bietet FastBill Funktionen wie Online-Banking-Integration, Kassenbuchführung und Mahnwesen (jedoch kostenpflichtig)
Gesetzeskonform für E-Rechnungspflicht – Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Integrationen – Schnittstellen zu Steuerberatern, DATEV etc.
Fremdwährungen – Unterstützt ausländische Währungen beim Schreiben von Rechnungen
Automatisierung Online – Unterstützt Automatisierung für WooCommerce oder Shopify

Kostenpflichtige Zusatzmodule – Einige Erweiterungen wie Mahnwesen sind kostenpflichtig
Oberfläche gewöhnungsbedürftig – Nicht besonders benutzerfreundlich und gewöhnungsbedürftig

4.Platz – easyBill 

Beim Anbieter easyBill handelt es sich ebenfalls um eine cloudbasierte Rechnungssoftware für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen. In einem Punkt unterscheidet sich dieser Anbieter aber zu den Anderen, und zwar wird hier ausschließlich der Rechnungsprozess unterstützt. Der Bereich rund um die Buchhaltung wird in dieser Software nicht unterstützt. Mit easybill können Nutzer nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Angebote, Lieferscheine und Mahnungen verwalten.

Der Preisplan gliedert sich in 3 verschiedene Modelle auf: dem Basic-, Plus- und Businesstarif. Der Basic-Plan kostet 12,00 Euro monatlich und beinhaltet lediglich die Rechnungsfunktion XRechnung. Im Plusplan sind für 21,00 Euro monatlich die XRechnung, Zeiterfassung sowie wiederkehrende Rechnungen beinhaltet. Der Businessplan kostet 38,00 Euro monatlich, in der zusätzlich das Mahnwesen beinhaltet ist.

Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
Fortgeschrittene Automatisierung – Belegerkennung, Bankintegration, automatische Mahnungen
Gesetzeskonform – Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Integrationen – Schnittstellen zu Steuerberatern, PayPal, DATEV etc.
Fremdwährungen möglich – Fremdwährungen sind in Rechnungen möglich
Automatisierung E-Commerce – Unterstützt Automatisierung für WooCommerce, Shopify oder Amazon

Keine Smartphone App – Der Anbieter bietet keine Smartphone Applikation an
Wenig intuitiv – Benutzeroberfläche ist veraltet
Erhöhte Preise – Im Vergleich zu anderen Anbietern fallen die Tarifpreise doch höher aus

5.Platz – Billomat

Der Anbieter Billomat ist ebenfalls ein cloudbasiertes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm mit einer fortgeschrittenen Automatisierung und erweiterten Funktionen, wie beispielsweise automatische Mahnungen oder Belegerkennungen. Aus unserer Sicht ist die Benutzeroberfläche allerdings etwas gewöhnungsbedürftig und ausbaufähig. Die Smartphone-App ist ebenfalls für beide Systeme (Android und iOS) verfügbar.

Im Grunde genommen bietet der Anbieter viele Features, darunter auch die Anbindung an E-Commerce Systeme wie Shopify oder WooCommerce. Auch werden bei Billomat Schnittstellen zu beispielsweise DATEV angeboten, allerdings nicht in der Basiskonfiguration. Hier wird bereits der Funktionsumfang abgegrenzt, denn erst bei einem Business-Plan sind alle Funktionsmöglichkeiten der Software aktiv.

Der Preisplan gliedert sich beim Anbieter Billomat in drei verschiedene Tarife: Zum Einen ist der Professional-Tarif für 19,00 Euro monatlich verfügbar, bietet aber lediglich die Basisfeatures. Wobei der Business-Tarif für 29,00 Euro monatlich den kompletten Funktionsumfang anbietet.

Cloudbasiert – Zugriff von überall, keine Installation sowie Implementierung im Unternehmen nötig
Fortgeschrittene Automatisierung – Belegerkennung, Bankintegration, automatische Mahnungen
Gesetzeskonform – Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Integrationen – Schnittstellen zu Steuerberatern, PayPal, DATEV etc.
Fremdwährungen möglich – Fremdwährungen sind in Rechnungen möglich
Automatisierung E-Commerce – Unterstützt Automatisierung für WooCommerce, Shopify oder Amazon

Begrenzte Rechnungen im Professional-Tarif – Im Professional-Tarif sind Rechnungen auf 30 im Monat begrenzt
Wenig intuitiv – Benutzeroberfläche ist veraltet
Erhöhte Preise – Im Vergleich zu anderen Anbietern fallen die Tarifpreise doch höher aus

Wie funktioniert eine E-Rechnung Software?

Die Grundfunktionen einer solchen Software kann man in einigen Punkten gut zusammenfassen, da sich die Anbieter in der Grundform der Aufgaben der Software wenig bis kaum unterscheiden.

1. Erstellung von Rechnungen

Die erste Funktion einer E-Rechnungssoftware ist die Erstellung von Rechnungen. Benutzer können Rechnungen einfach und schnell erstellen, indem sie Vorlagen verwenden oder individuelle Rechnungen von Grund auf neu gestalten. Die Software ermöglicht es, wichtige Informationen wie:

  • Kundendaten: Name, Adresse und Kontaktdaten des Kunden.
  • Rechnungsdetails: Artikelbeschreibung, Menge, Preis und Steuersätze.
  • Zahlungsbedingungen: Fälligkeitstermine und Zahlungsmethoden.

Die Software berechnet automatisch die Gesamtsumme und die Mehrwertsteuer, was Fehler minimiert und Zeit spart.

2. Versand der Rechnungen

Nach der Erstellung der Rechnung kann diese direkt aus der Software heraus versendet werden. E-Rechnungssoftware unterstützt verschiedene Versandmethoden, darunter:

  • E-Mail: Die Rechnung kann als PDF-Anhang oder im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) versendet werden.
  • Elektronische Netzwerke: Viele E-Rechnungssoftwarelösungen bieten die Möglichkeit, Rechnungen über spezielle Plattformen oder Netzwerke zu versenden, die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen erleichtern.

3. Nachverfolgung und Verwaltung

Ein weiterer wichtiger Aspekt der E-Rechnungssoftware ist die Nachverfolgung von Rechnungen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, den Status jeder Rechnung zu überwachen, einschließlich:

  • Versandbestätigungen: Überprüfen, ob die Rechnung erfolgreich versendet wurde.
  • Zahlungseingänge: Automatische Benachrichtigungen, wenn Zahlungen eingehen oder überfällig sind.
  • Mahnwesen: Automatisierte Erinnerungen für überfällige Rechnungen, um die Zahlungsmoral zu verbessern.

4. Archivierung und Dokumentation

E-Rechnungssoftware bietet auch Funktionen zur Archivierung und Dokumentation. Alle erstellten Rechnungen werden sicher in der Cloud oder lokal gespeichert, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert. Die Software ermöglicht es, Rechnungen schnell zu durchsuchen und bei Bedarf abzurufen, was die Buchhaltung und Steuerprüfung vereinfacht.

5. Integration mit anderen Systemen

Moderne E-Rechnungssoftware lässt sich häufig nahtlos in andere Unternehmenssysteme integrieren, wie z. B. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme oder CRM-Lösungen. Diese Integration ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Daten und verbessert die Effizienz der Geschäftsprozesse.

Auf welche Faktoren achten wir im Vergleich?

In unserem Vergleich gehen wir auf einige Faktoren ein, die die einzelnen Anbieter unterscheidet. Aus der Sicht eines Unternehmens können vereinzelte Faktoren deutlich wichtiger und wiederum andere Faktoren weniger priorisiert sein.

Leistungsumfang

Einer der Hauptpriorisierungspunkte im Vergleich ist der Leistungsumfang, den der Anbieter zur Verfügung stellt. Denn dieser kann sich doch stark unterscheiden, auch wenn viele E-Rechnungssoftwares die Grundfunktionen zur Verfügung stellen. Allerdings unterscheiden sich die zusätzlichen Funktionen, welche dann im Zusammenhang mit dem monatlichen Tarifpreis stehen.

Monatlicher Tarifpreis

Ein weiterer wichtiger Faktor in unserem Vergleich sind die monatlichen Tarifpreise sowie der angebotene Leistungsumfang in einem Tarif. Diesen stellen wir im Vergleich zu den anderen Anbietern auf und wägen das ab. Aus unserer Sicht ist der Preis, insbesondere im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht, eines der wichtigsten Faktoren für viele Firmen und Selbständige.

Vor- und Nachteile eines Anbieters

Gleichzeitig stellen wir auch die Vor- und Nachteile aus unserer Sicht für jeden Anbieter auf, um dies auch zu den anderen E-Rechnungssoftwares zu parallelisieren. Dadurch werden besonders die negativen Punkte in den Vordergrund gestellt und für Unternehmen direkt sichtbar.

Welche Vorteile bietet eine E-Rechnungssoftware?

Mit der Einführung einer E-Rechnungssoftware werden Unternehmen neue Wege geleitet und die Buchhaltung stark automatisiert, somit bilden sich viele Vorteile:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung erheblich
  • Kosteneffizienz: Einsparungen bei Druck- und Versandkosten sowie eine schnellere Zahlungsabwicklung
  • Fehlerreduktion: Automatische Berechnungen und Vorlagen minimieren menschliche Fehler
  • Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt und reduziert den CO2-Fußabdruck
  • Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und sind revisionssicher

Welche Bestandteile hat eine E-Rechnungssoftware?

Eine E-Rechnungssoftware hat das allgemeine Ziel der Reduzierung des Papieranteils einer Rechnung. Ein großer Beitrag zu diesem Ziel erhält man durch die Automatisierte Erstellung, Verwaltung und Versand von Rechnungen, das bedeutet ein hoher grad an Automatisierung. Hinzufügend können Serien-Rechnungen ebenfalls automatisiert werden.

Alle Rechnung beinhalten automatisch alle wichtigen Pflichtangaben gemäß  § 14 des UStG, so sind Vorlagen ein wichtiger Bestandteil in einer E-Rechnungssoftware.

Ein wichtiger Bestandteil ist das Format der Rechnungen, denn diese stehen als Elektronische Rechnung – automatisch im Datenformat ZUGFeRD & XRechnung zur Verfügung.

Was bedeutet XRechnung?

XRechnung ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es wurde im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie über elektronische Rechnungen in öffentlichen Aufträgen eingeführt und ist seit dem 27. November 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtend. XRechnung ermöglicht eine effiziente und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und trägt zur Digitalisierung der Verwaltungsprozesse bei.

Das Format basiert auf XML und folgt den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931, was sicherstellt, dass Rechnungen in einem einheitlichen und maschinenlesbaren Format erstellt werden. Diese Standardisierung erleichtert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen. Unternehmen können XRechnung nahtlos in ihre bestehenden ERP-Systeme integrieren, wodurch der Aufwand für die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten reduziert und Fehlerquellen minimiert werden.

Wie kann die Implementierung ins Unternehmen erfolgen?

Nahezu alle E-Rechnung Anbieter besitzen eine eigene Plattform, in denen sich Kunden (Unternehmen) einloggen und Rechnungen bearbeiten und exportieren können. Dementsprechend ist eine direkte Implementierung nicht notwendig und die Oberfläche läuft über eine Cloud. Dementsprechend bieten die Anbieter eine Software-as-a-Service Lösung an.

Gleichzeitig bieten die Softwareanbieter eine Smartphone-App, mit der die Rechnung verwaltet werden können. Hierbei können ebenfalls Rechnungen empfangen und versendet werden.

Im Allgemeinen ist keine direkte Implementierung einer Software in den Unternehmensprozess notwendig, eine einfache Anbindung an die cloudbasierte Oberfläche reicht vollkommen aus.

Wieviel kostet eine E-Rechnung Software?

Die Kosten einer E-Rechnungssoftware variieren je nach Anbieter und monatlichem Tarif. Standardmäßig geht man von monatlichen Kosten ab 10 bis etwa 20 Euro aus – So ist es bei den größeren Softwareanbietern in diesem Bereich.

Die Preisstrukturen für E-Rechnungssoftware variieren beträchtlich zwischen den Anbietern. Einige stellen preiswerte Basispakete bereit, während andere umfassende Komplettlösungen mit einer Vielzahl von Funktionen anbieten. Es ist unerlässlich, genau zu analysieren, welche Leistungen in den jeweiligen Angeboten enthalten sind:

  • Nutzeranzahl und monatliches Rechnungsvolumen: Wie viele Anwender können die Software nutzen, und wie viele Rechnungen dürfen pro Monat erstellt werden?
  • Zusätzliche Module: Werden Erweiterungen wie automatischer Bankabgleich oder integriertes Mahnwesen angeboten?
  • Kundensupport und Schulungen: Welche Art von Unterstützung und Fortbildungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
  • Vertragskonditionen: Wie sind die Laufzeiten und Kündigungsfristen gestaltet?

Ein gründlicher Preisvergleich ist sowohl für Freiberufler als auch für größere Unternehmen empfehlenswert. Häufig sind kostengünstige E-Rechnungslösungen ausreichend, wenn nur die grundlegenden Funktionen benötigt werden. Unternehmen hingegen, die umfangreiche Automatisierungsprozesse oder eine Integration in bestehende ERP-Systeme anstreben, müssen in der Regel mit höheren Investitionen rechnen.

Unser Fazit zum Kauf von E-Rechnung Software

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